Beleidskaders inkoop

Dit is een afdruk van een pagina op Rechtspraak.nl. Kijk voor de meest actuele informatie op Rechtspraak.nl (http://www.rechtspraak.nl). Deze pagina is geprint op 01-01-1970.

Skip Navigation LinksLDCR > Over het Landelijk Dienstencentrum > Beleidskaders inkoop

Inkoopbeleid en het LDCR

In 2012 is het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR) opgericht. Het LDCR is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringstaken van alle gerechten en andere instanties van de Rechtspraak. Eén van de taken van het LDCR is het verzorgen van de inkoop voor de Rechtspraak in nauwe samenwerking met de gerechten en landelijke diensten.

Als overheidsorganisatie is de Rechtspraak verplicht in te kopen binnen de kaders van de Aanbestedingswet 2012. Gezien de complexiteit van de Aanbestedingswet en het feit dat de drempelbedragen in de Aanbestedingswet gelden voor de gehele Rechtspraak is besloten om de inkoop te centraliseren en onder te brengen bij het LDCR.

Het inkoopbeleid heeft als doelen:

  • Goederen en diensten van goede kwaliteit, tegen de beste prijs, afgestemd op de juiste behoefte van de klant.
  • Een efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkoopproces.
  • Duurzame inkoop ondersteunen en bevorderen.
  • Verhogen van product- en leverancierskwaliteit.
  • Verlagen van integrale inkoopkosten.

Het inkoopteam van het LDCR coördineert de uitvoering van de (Europese) aanbestedingen voor de Rechtspraak en geeft advies en ondersteuning voor alle inkoopgerelateerde activiteiten. Op deze pagina leest u de beleidskaders voor inkoop bij de Rechtspraak voor externe stakeholders.

1. Doelstellingen, missie en visie

Het LDCR is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringstaken van alle gerechten en andere instanties van de Rechtspraak. Eén van de taken van het LDCR is het verzorgen van de inkoop voor de Rechtspraak in nauwe samenwerking met de gerechten en landelijke diensten.

>Alles uitklappen
  • In 2012 is het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR) opgericht. Het LDCR is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringstaken van alle gerechten en andere instanties van de Rechtspraak. Eén van de taken van het LDCR is het verzorgen van de inkoop voor de Rechtspraak in nauwe samenwerking met de gerechten en landelijke diensten.

    Als overheidsorganisatie is de Rechtspraak verplicht in te kopen binnen de kaders van de Aanbestedingswet 2012. Gezien de complexiteit van de Aanbestedingswet en het feit dat de drempelbedragen in de Aanbestedingswet gelden voor de gehele Rechtspraak is besloten om de inkoop te centraliseren en onder te brengen bij het LDCR.

    • Goederen en diensten van goede kwaliteit, tegen de beste prijs, afgestemd op de juiste behoefte van de klant.
    • Een efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkoopproces.
    • Duurzame inkoop ondersteunen en bevorderen.
    • Verhogen van product- en leverancierskwaliteit
    • Verlagen van integrale inkoopkosten.

    Het inkoopteam van het LDCR coördineert de uitvoering van de (Europese) aanbestedingen voor de Rechtspraak en geeft advies en ondersteuning voor alle inkoopgerelateerde activiteiten.

    Dit document beschrijft de beleidskaders voor inkoop bij de Rechtspraak voor externe en interne stakeholders.

    Hoofdstuk indeling

    1. Doelstellingen, missie en visie
    2. Juridische kaders
    3. beleidskaders maatschappelijke meerwaarde
    4. Inkoopbeleidskaders
    5. Algemene beleidskaders
  • De missie van de Rechtspraak is:

    'De rechtspraak zorgt voor integere, tijdige en effectieve beslechting van geschillen en berechting van strafbare feiten door onafhankelijke rechters. De Rechtspraak draagt bij aan de instandhouding van de rechtsstaat en het vertrouwen van de burger in het recht.'

    De bovenstaande missie is uitgewerkt in een visie en bestaat uit vier delen:

    • Deel 1 – positie in het staatsbestel
    • Deel 2 – kernwaarden onafhankelijkheid, onpartijdigheid, integriteit en professionaliteit
    • Deel 3 – effectiviteit van rechtspraak
    • Deel 4 – organisatie en besturing

    Het eerste deel gaat over de positie van de Rechtspraak in de rechtsstaat als derde staatsmacht en de verantwoordelijkheid die dat met zich meebrengt. De twee daarop volgende delen gaan over de wijze waarop de Rechtspraak vorm geeft aan deze verantwoordelijkheid. De fundamentele waarden van de Rechtspraak in relatie tot de maatschappij komen hier tot uiting. Het laatste deel betreft de interne vertaling ervan in de gevolgen voor de organisatie en de besturing van de Rechtspraak.

    Bovenstaande visie is uitgebreid beschreven in 'Visie op de Rechtspraak'. (pdf, 1,2 MB)

  • De missie van het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR) is het voor de Rechtspraak uitvoeren van bedrijfsvoeringsprocessen op een klantgerichte en innovatieve wijze, met een hoge kwaliteitsstandaard en met een verantwoorde kostenefficiëntie.

    De visie van het LDCR is:

    • Klantgerichte dienstverlening van hoge kwaliteit
    • Innovatieve en efficiënt ingerichte bedrijfsprocessen.
      Bron
  • 'Uw partner voor een passend resultaat door maatschappelijk verantwoorde inkoop.'

    In nauwe samenwerking met de afnemers binnen de Rechtspraak wil het inkoopteam adviseren, ondersteunen en inkooptaken uitvoeren om daarmee tot een keuze van een product te komen die recht doet de behoefte van de afnemer binnen de Rechtspraak en  mens en mileu respecteert.

    Deze keuze komt tot stand door goede samenwerking met en het benutten van de kennis van de leveranciers.

  • Het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR)  focust zich op klantgerichte dienstverlening van hoge kwaliteit en op efficiënte bedrijfsprocessen.  

    Het team inkoop sluit daarop aan door zo goed mogelijk inzicht te verkrijgen in de behoefte van de klant en hem/haar soepel door het inkoopproces te loodsen. Samen worden wensen en eisen aangescherpt om zo tot een goede uitvraag te komen. Wet- en regelgeving is het kader. Respect voor mens en milieu is de basis.

    Het doel is om een product of dienst te verkrijgen die ruim aan de verwachtingen voldoet en een klant die tevreden is met de gerealiseerde prijs.

  • De strategische inkoopvisie van de Rechtspraak is:

    • Rechtmatige, doelmatige, efficiënte en effectieve inkoop voor de gehele organisatie.
    • Realiseren van inkoopvoordelen door schaalvergroting.
    • Er wordt gebruik gemaakt van de rijksbrede en/of door categoriemanagement georganiseerde aanbestedingen mits deze passen in de missie en visie voor de Rechtspraak.
    • Bevorderen van objectieve leveranciersselectie.
    • Bevorderen van duurzame inkoop.


    Vanuit deze visie streeft het LDCR naar:

    • Rechtmatigheid: ondersteunen en adviseren van de interne klant met als doel een rechtmatig inkoopproces. Rechtmatigheid houdt in dat wordt ingekocht conform de huidige wet- en regelgeving.
    • Omgevingsbewustzijn: goede kennis hebben van organisatorische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren binnen en buiten je organisatie. 
    • Proactiviteit: vooruitkijken en daar naar handelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau op gewijzigde omgevingsfactoren, zowel intern als extern.
    • Maatschappelijke verantwoordelijkheid: bij het inkopen rekening houden met de invloed op mens, milieu en maatschappij. Hierbij valt de denken aan energiebesparing, het scheiden van afval of het inkopen bij bedrijven die gehandicapten in dienst hebben. Interne klanten worden geadviseerd over maatschappelijke verantwoordelijkheid bij het inkopen. Maatschappelijke verantwoordelijk is een vast onderdeel van het programma van eisen en wensen. Hierbij wordt gestreefd naar meer maatschappelijke verantwoordelijkheid dan verplicht is volgens de bestaande wetgeving.
    • Klantgerichtheid: adequaat en proactief inspelen op de wensen en behoeften van de interne klant.  De klant staat centraal. zonder het zakelijk belang (procedures) tekort te doen. Zie hier voor de wederzijdse verantwoordelijkheden
    • Efficiency: uitvoeren van inkooptrajecten met zo min mogelijk inspanning en tegen zo laag mogelijke kosten.
    • Effectiviteit: zorgen dat de gevraagde producten en diensten conform specificaties worden geleverd op de juiste plaats en tijd, met de juiste kwaliteit en tegen de juiste prijs.
    • Contract- en leveranciersmanagement: het vastleggen en beheren van contractafspraken met leveranciers en het continu bewaken van de geleverde kwaliteit. Hierdoor worden contracten optimaal benut en ontstaat een goede samenwerking met leveranciers.

 

2. Juridische kaders

Met 'de Rechtspraak' wordt de bedrijfsvoering van de rechtspraak-organisatie aangeduid. De rechtspraak-organisatie bestaat uit: het Bureau van de Raad voor de rechtspraak, de gerechten en de landelijke diensten (IVO, LDCR en SSR).

Het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR) maakt geen onderdeel uit van een Inkoop Uitvoeringsinkoop Centrum (IUC) van het ministerie van Justitie en Veiligheid (MvJenV), maar spant zich wel in om het inkoopproces, daar waar mogelijk, te uniformeren aan het proces van MvJenV. Het LDCR sluit zoveel mogelijk aan bij het leveranciers- en contractmanagement van het Rijk.

>Alles uitklappen
  • Met 'de Rechtspraak' wordt de bedrijfsvoering van de rechtspraak-organisatie aangeduid. De rechtspraak-organisatie bestaat uit: het Bureau van de Raad voor de rechtspraak, de gerechten en de landelijke diensten (IVO, LDCR en SSR).

    Het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR) maakt geen onderdeel uit van een Inkoop Uitvoeringsinkoop Centrum (IUC) van het ministerie van Justitie en Veiligheid (MvJenV), maar spant zich wel in om het inkoopproces, daar waar mogelijk, te uniformeren aan het proces van MvJenV. Het LDCR sluit zoveel mogelijk aan bij het leveranciers- en contractmanagement van het Rijk. 

    Gerechtsbesturen zijn verantwoordelijk voor de eigen inkoop maar laten dit uitvoeren door het LDCR.

    Het LDCR koopt in voor en namens de rechtspraak-organisatie. De gerechtsbesturen hebben de directeur van het LDCR daartoe gemandateerd voor het uitvoeren van aanbestedingsprocedures en deelname aan Rijksbrede Categorie management projecten.

  • De Rechtspraak is, als overheidsorgaan, aanbestedingplichtig. Het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR) is namens de gerechten gemandateerd om de aanbestedingen uit te voeren. Dit brengt met zich mee dat het LDCR de inkopen van alle gerechten en diensten moet samentellen en moet toetsen aan de aanbestedingsnormen. Hiervoor worden meerdere instrumenten ingezet.

    • Bij grotere bestellingen door gerechten en diensten wordt nagegaan of er wellicht sprake kan zijn van cumulatie met behoefte van andere gerechten en of diensten,
    • Periodiek wordt het uitgavenpatroon van de Rechtspraak getoetst
    • Aflopende aanbestedingsplichtige contracten worden tijdig opnieuw aanbesteed of aangemeld bij het rijksbrede Categorie Management.
  • De Aanbestedingswet 2012 is per 1 april 2013 in werking getreden. Vanaf 1 juli 2016 geldt de gewijzigde Aanbestedingswet 2012.

    De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geldt vanaf 1 juli 2016 voor alle aanbestedingen door (semi-) publieke instellingen in Nederland. Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder.

    Aanbestedingsbesluit

    Een aantal bepalingen uit de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een algemene maatregel van bestuur (Aanbestedingsbesluit):

    • Gids Proportionaliteit
      De Aanbestedingswet beschouwt het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen van aanbestedingsrecht.
    • Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
      Het UEA is een Eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een aanbestedingsprocedure.
    • Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016)
      Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) beschrijft de procedures voor het aanbesteden van opdrachten voor werken.
  • Gids Proportionaliteit

    Bij aanbesteden moeten aanbestedende diensten het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids proportionaliteit geeft hier invulling aan. In de Aanbestedingsbesluit bij de Aanbestedingswet 2012 is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen.

    De wet beschouwt het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen van aanbestedingsrecht. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht.

    Wijzigingen Gids Proportionaliteit

    De Gids Proportionaliteit is herzien en vanaf 1 juli 2016 inwerking getreden. PIANOo heeft voor u een overzicht gemaakt van de belangrijkste wijzigingen in de Gids Proportionaliteit. De wijzigingen in de Gids betreffen wijzigingen van voorschriften, handvatten en voorbeelden ten aanzien van onder andere:

    • het maximeren van het aantal percelen per inschrijver

    • de aankoopcentrale/inkoopsamenwerking

    • de keuze van de aanbestedingsprocedure

    • uitsluitingsgronden

    • geschiktheidseisen

    • gunningscriteria

    • termijnen

    • varianten

    • vragen aan en mededelingen van aanbestedende dienst

    • vormvereisten

    • klachtafhandeling.

  • Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016)

    Op grond van de in 2016 gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en het gewijzigde Aanbestedingsbesluit is een aanbestedende dienst verplicht om het ARW 2016 toe te passen voor overheidsopdrachten voor werken onder de Europese drempelwaarden volgens het 'pas toe of leg uit'-principe.
    Bron: Aanbestedingsreglement Werken 2016 (pdf, 0 B)

    Werken betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Hieronder valt de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg. Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen veelal ook onder Werken.

  • Rijksbreed zijn er algemene inkoopvoorwaarden vastgesteld, de ARVODI-2018, ARIV-2018 en ARBIT-2018. Per 15 mei 2018 gelden deze algemene voorwaarden.

    De Algemene Rijksvoorwaarden zijn voor het eerst vastgesteld bij besluit van 5 maart 2004 en zijn sindsdien een aantal keer gewijzigd.

    Er zijn 3 algemene voorwaarden:

    De rijksvoorwaarden voor 2018 gelden met ingang van 15 mei 2018.

    Verder komt het voor dat rijksonderdelen eigen algemene leveringsvoorwaarden hanteren voor door hen uit te voeren werkzaamheden. De Algemene Voorwaarden Rijksgebouwendienst 2011 zijn hier een voorbeeld van.

  • Bij het invoeren van de Aanbestedingswet is als flankerend beleid ingevoerd dat een aanbestedende dienst een klachtenprocedure moet inrichten. De Rechtspraak neemt deel aan de klachtencommissie van Justitie en Veiligheid. De procedure richt zich in de eerste plaats op aanbestedingen, maar staat ook open voor niet aanbestede opdrachten. Doel van deze procedure is het vermijden van kostbare en tijdrovende juridische procedures.

 

3. Beleidskaders maatschappelijke meerwaarde

Een aanbestedende dienst heeft de verplichting om zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren (artikel 1.4 lid 2 Aanbestedingswet)

>Alles uitklappen
  • Een aanbestedende dienst heeft de verplichting om zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren (artikel 1.4 lid 2 Aanbestedingswet);

    Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI)

    Op 8 december 2016 hebben overheden, waaronder de Rijksoverheid, en organisaties/instellingen belast met het uitvoeren van een publieke taak het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020 (Manifest MVI) ondertekend. Via het manifest MVI hebben bestuurders van overheden zich verbonden aan de ambitie om de effectiviteit en impact van MVI te vergroten.

    Het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020 geeft in hoofdlijnen aan wat de gedeelde ambities van Nederlandse overheden zijn met betrekking tot MVI en vraagt overheden om voor de eigen organisatie een actieplan MVI op te stellen.

    De Rechtspraak sluit zoveel als mogelijk aan bij de aanbestedingen die door Categorie Management (CM) uitgevoerd worden, waar MVI in het beleid geborgd wordt.

  • Sociaal akkoord

    In het sociaal akkoord hebben werkgeversorganisaties, vakbonden en kabinet afgesproken om tot 2026 geleidelijk in totaal 125.000 extra banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. Het gaat om 100.000 extra banen in de marktsector die in 2026 gerealiseerd moeten zijn en 25.000 bij de overheid die in 2024 gerealiseerd moeten zijn.

    Social return is in beginsel mogelijk bij alle inkoopprocedures van de overheid boven en onder de Europese aanbestedingsdrempel. Vaak wordt social return toegepast in de vorm van een contracteis: 5% van de loonsom of de opdrachtwaarde moet besteed worden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (de '5%-regeling'). Bij leveringen geldt als uitgangspunt dat social return niet proportioneel is vanwege de lage arbeidscomponent van een dergelijke opdracht.

    De Rechtspraak volgt het Rijksbeleid om via inkoop zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt weer aan werk te helpen.

 

4. Inkoop beleidskaders

De (interne) dienstencatalogus benoemt de taken en verantwoordelijkheden van inkoop.

De inkoopboard bestaat uit een afvaardiging vanuit het strategisch bedrijfsvoeringsoverleg (SBO) en is verantwoordelijk voor:

  • vaststellen strategisch inkoopbeleid
  • vaststellen van de inkoopvoorwaarden
  • toezichthouder op naleving wettelijke en Rechtspraak kaders
  • opdrachtgeverschap voor Europese aanbestedingen
>Alles uitklappen
  • De (interne) dienstencatalogus benoemt de taken en verantwoordelijkheden van inkoop.
    De inkoopboard bestaat uit een afvaardiging vanuit het strategisch bedrijfsvoeringsoverleg (SBO) en is verantwoordelijk voor

    • vaststellen strategisch inkoopbeleid
    • vaststellen van de inkoopvoorwaarden
    • toezichthouder op naleving wettelijke en Rechtspraak kaders
    • opdrachtgeverschap voor Europese aanbestedingen

     

    Afdeling Inkoop LDCR

    • is verantwoordelijk dat gevraagde producten en diensten worden geleverd conform specificaties op de juiste plaats, de juiste kwaliteit, juiste tijd en de juiste prijs;
    • verzorgt in opdracht van de inkoopboard de Europese aanbestedingen voor de Rechtspraak volgens de geldende Aanbestedingswet;
    • levert ondersteuning en advies bij inkoop gerelateerde vraagstukken;
    • is verantwoordelijk voor contractmanagement van raamovereenkomsten en het contractbeheer van alle contracten.
  • Taken, rollen en verantwoordelijkheden:

    De inkoopboard bewaakt, via opdrachtgeverschap, zijn beleidsdoelstellingen. Naast zijn eindverantwoordelijkheid voor grotere inkopen (Europese Aanbestedingen) bewaakt de Inkoopboard via dit opdrachtgeverschap ook het, door hemzelf opgestelde, inkoopbeleid van de Rechtspraak. Kort gezegd is dat het bevorderen van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doelgerichtheid van de inkoop bij de Rechtspraak.

    Het inkoopteam adviseert de interne klant bij de totstandkoming van een specifieke inkoopbehoefte en over de te volgen inkoopprocedure. Bestelaanvragen worden verwerkt en omgezet naar een inkooporder

    De klankbordgroep die per aanbesteding wordt samengesteld uit de diverse belanghebbende van een in te kopen dienst vertegenwoordigt de Rechtspraak en adviseert over het programma van eisen en wensen.

    De directeur van het LDCR is gemandateerd om namens de gerechten een volmacht af te geven voor deelname aan een aanbesteding.

    De contactfunctionaris inkoop van het gerecht is spil tussen inkoop en de diverse belanghebbende bij het gerecht. Hij zorgt dat communicatie van inkoop op de juiste plek komt en denkt mee bij verbeteringen van het inkoopproces.

  • De afdeling Inkoop van het LDCR streeft ernaar om adequaat en proactief in te spelen op de wensen en behoeften van de interne klant. Hierbij zijn de lokale en centrale inkoopverantwoordelijkheid gedefinieerd in de dienstencatalogus van het LDCR.

    Volgens de dienstencatalogus heeft het LDCR de onderstaande taken op het gebied van inkoop:

    • Inkoop
    • Ondersteuning en advisering
    • Contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement
    • Europese aanbestedingen

     

    Inkoop

    Het LDCR verzorgt de inkoop voor de Rechtspraakorganisaties.
    Verantwoordelijkheid van het LDCR:

    • Zorgen dat de gevraagde producten en diensten conform specificaties worden geleverd op de juiste plaats, met de juiste kwaliteit, op de juiste tijd en tegen de juiste prijs.

     

    Vanuit de bovenstaande verantwoordelijkheid zorgt het LDCR dat:

    • Inkooporders volgens de juiste wet- en regelgeving en volgens de juiste inkoopprocedure worden afgehandeld.

    • Inkoopdossiers compleet zijn.

    • De geleverde dienst of product aansluit bij de inkoopbehoefte van de klant.

     

    Lokale verantwoordelijkheden:

    • Het tijdig betrekken van de afdeling inkoop van het LDCR bij voorgenomen inkooptrajecten
    • Juiste behoeftestelling.
    • Maximaliseren van compliancy (alleen inkoop van gecontracteerde producten en diensten). Bij afwijkende behoefte altijd het LDCR raadplegen!
    • Bestelaanvragen invoeren in Leonardo.

     

    Ondersteuning en advisering

    Het LDCR ondersteunt en adviseert bij inkoopgerelateerde vraagstukken.

    Verantwoordelijkheden van het LDCR:

    • Adviseren bij het opstellen van inkoopspecificaties.
    • Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten, commissies en werkgroepen m.b.t. inkoop.

     

    Lokale verantwoordelijkheid:

    • Het tijdig betrekken van de afdeling inkoop van het LDCR bij voorgenomen inkooptrajecten.

     

    Contractbeheer en contractmanagement

    Het LDCR zorgt voor het contractmanagement en het beheer van de contracten.

    Verantwoordelijkheden van het LDCR:

    • Contractmanagement:
      • Afsluiten en managen van rechtspraakbrede contracten.
      • Afsluiten van lokale contracten.
      • Beheren van uitnutting, einddata en verlengingsopties van rechtspraakbrede contracten.
      • Evalueren van leveranciersprestaties van rechtspraakbrede contracten.

     

    • Contractbeheer:
      • Registratie van landelijke contracten.
      • Registratie van lokale contracten.
      • Advies over het verlengen van contracten.
      • Beëindigen van contracten.

     

    Lokale verantwoordelijkheden:

    • Managen van lokale contracten.
    • Informeren van het LDCR bij alle wijzigingen in lokale contracten.
    • Tijdige terugkoppeling of verlenging van een lokaal contract gewenst is.
    • Vastleggen van leveranciersgesprekken

     

    Europese aanbesteding

    Het voor de Rechtspraak en in opdracht van de Inkoopboard verzorgen van Europese aanbestedingen conform de geldende Aanbestedingswet.

    Verantwoordelijkheden van het LDCR:

    • Adviseren van de inkoopboard over het wel of niet deelnemen door de Rechtspraak aan een aanbesteding die door categoriemanagement wordt voorgesteld.
    • Adviseren van de inkoopboard tot het aanbesteden van een dienst of product specifiek voor de Rechtspraak.
    • Coördineren van het vaststellen van de inkoopbehoefte namens de rechtspraak.
    • Realisatie van het aanbestedingstraject.
    • Overdracht van afgesloten landelijke contracten naar de organisatie ter implementatie en het adviseren bij de totstandkoming van de Service Level Agreements. 

     

    Lokale verantwoordelijkheden:

    • Bijdragen leveren aan aanbestedingsteams.
  • Het LDCR verzorgt de inkopen voor de verschillende dienstonderdelen van de Rechtspraak. Onderstaande bronnen vormen de basis voor de inkoopprocedure die door de Rechtspraak gevolgd wordt.

    De gewijzigde aanbestedingswet 2012 (pianoo.nl) de 'Inkooprichtlijnen Rechtspraak' ; waarin de te volgen interne procedures worden vermeld; de 'Routewijzer inkoop' waarin gedetailleerd wordt welke inkooproute voor welke productcategoriën gevolgd dient te worden.

  • Doelstelling contractbeheer

    Het contractbeheer betreft het administreren en het beheren van Rechtspraakbrede en lokale contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats beschikbaar is. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het LDCR.

    Doelstelling contractmanagement

    Het vastleggen en bewaken van contractafspraken , zodanig dat alle partijen volledig voldoen aan hun verplichtingen met als doel om risico's te vermijden, kosten te bewaken en een bijdrage te leveren aan de strategische inkoopdoelstellingen van de Rechtspraak

    NB: De verantwoordelijkheid van het contractmanagement van de Rechtspraakbrede contracten ligt bij het LDCR. De verantwoordelijkheid voor het contractmanagement van de lokale contracten ligt bij de gerechten.

    Lokale verantwoordelijkheden:

    • Managen van lokale contracten.

    • Informeren van het LDCR bij alle wijzigingen in lokale contracten.

    • Tijdige terugkoppeling of verlenging van een lokaal contract gewenst is.

    • Vastleggen van leveranciersgesprekken

     

    Bekijk hier de taakverdeling van LDCR- en lokale verantwoordelijkheden bij contractbeheer en -management.

  • Spend analyses

    Elk kwartaal worden er spendanalyses gemaakt. Op basis van deze analyses van inkoop- en financiële facturen wordt bepaald of er onrechtmatige inkoop dreigt en er voor bepaalde diensten een Europese aanbesteding gestart dient te worden en wordt hierover een advies voorgelegd aan de inkoopboard.

    Rechtmatige inkoop

    Maandelijks wordt aan de gerechten een overzicht verstrekt met aantallen en bedragen aan onrechtmatige inkoop t.b.v. de eigen interne controle van de gerechten.

    AO/IC

    Minimaal 1x per jaar worden de interne processen doorlopen met de verantwoordelijke AO/IC functionaris en gecontroleerd op juistheid en volledigheid en wordt nagegaan of alle mogelijke risico's nog steeds in beeld zijn en dat de adequate tegenmaatregelen zijn getroffen waar mogelijk. 

    Jaarlijkse accountantscontrole

    Er worden door het jaar heen diverse controles uitgevoerd door het LDCR die, gecombineerd met de AO/IC, dienen als onderbouwing voor de accountant dat inkoop 'in control' is.

  • De Rechtspraak sluit aan bij de afspraken die er binnen het ministerie van J&V gemaakt zijn m.b.t. het, voorafgaand aan de inkoopprocedure, motiveren van de gekozen procedure en van de geselecteerd leveranciers. Deze motivatieplicht geldt voor alle procedures vanaf € 33.000 tot de aanbestedingsgrens voor goederen en diensten zonder raamovereenkomst. Zie hiervoor 'Circulaire grensbedragen .. sept 2015' (europadecentraal.nl) (pdf, 0 B)

  • Bij het selecteren van een leverancier is de aanbestedende dienst gehouden aan de algemene beginselen van aanbestedingsrecht: gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit.

    Het inkoopteam legt de selectie en motivatie vast in het systeem voor alle inkopen boven de € 33.000 waarvoor geen raamovereenkomst is. Voor inkopen onder de € 33.000 wordt vooralsnog niet onderbouwd waarom een leverancier geselecteerd wordt.

    Bij de selectie van een leverancier gaat het om het maken van een doelbewuste keuze. Dit betekent dat er bij een leveranciersselectie vooraf een doel moet zijn gespecificeerd. Op basis van dat doel stelt de inkoopadviseur de selectiecriteria op. Op basis van die criteria maken we een afweging tussen verschillende leveranciers en wordt een beslissing genomen.

  • De behoeftesteller en de inkoopadviseur proberen vanuit hun eigen expertise en marktkennis een reële schatting te maken van de waarde van de opdracht en de kans op herhaalopdrachten. Deze schatting is de basis voor de te volgen procedure. Om te weten welke aanbestedingsregels moeten worden toegepast, moet de waarde van de opdracht geraamd worden. Opdrachten met een geraamde waarde boven de Europese drempelwaarden moeten in principe Europees aanbesteed worden. Houd bij het berekenen van de waarde rekening met verlengingsopties. Een verlenging achteraf is in beginsel een nieuwe opdracht, die bij overschrijding van de Europese aanbestedingsdrempel opnieuw moet worden aanbesteed. Bestaat de opdracht uit periodieke leveringen of diensten, dan moet de waarde van de verschillende opdrachten bij elkaar opgeteld worden. Is de looptijd van de opdracht onbepaald? Dan wordt de waarde vastgesteld op 48 keer het maandbedrag. Het is niet toegestaan om een opdracht te splitsen met het oogmerk zich te onttrekken aan een aanbesteding.
  • Drempelwaarden Europese aanbestedingen 2018 - 2019:

    Werken 5.548.000 euro
    Leveringen* 144.000 euro
    Diensten* 144.000 euro

    • Werken betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Hieronder valt de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg. Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen veelal ook onder Werken
    • Leveringen omvatten aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Dit zijn zaken die tastbaar zijn maar die niet onder een Werk vallen.
    • Onder Diensten vallen alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen.

     

    Zie ook de Gids Proportionaliteit (pianoo.nl) (pdf, 0 B) en de Inkooprichtlijnen Rechtspraak.

    Onder de Europese drempelwaarden gebruiken we onderstaande bedragen.

    Tot 33.000 euro: Enkelvoudige Onderhandse Procedure (EOP)
    33.000 euro - 50.000 euro: Keuze maken voor de meeste geschikte procedure (enkelvoudige- of meervoudig onderhandse procedure
    50.000 euro - 144.000 euro: Meervoudige Onderhandse Procedure (MOP) (art. 1.14 Aanbestedingswet 2012) 

  • Om de integriteit van de  gevoelige inkoopfunctie nader te borgen zijn maatregelen denkbaar.

    Huidige geldende maatregelen zijn:

    • Inrichting van het inkoop-en aanbestedingsproces  (functiescheiding, mandatering, besluitvormingsprocedures);
    • Keuzes in het inkoop- of aanbestedingsproces worden vastgelegd in het inkoopdossier;
    • Collegiale toetsing bij uitnodigingen van een leverancier;
    • Vier-ogenprincipe bij leveranciersselectie;
    • Regelmatig wisselen van inkooppakket van inkopers.
  •  Rechtspraak is geen IUC maar doet vrijwillig mee met het rijksbrede Categoriemanagement (CM). De doelstelling van CM is dat één IUC kennis van een specifieke markt opbouwt om zodoende voor alle Rijksdiensten voor die categorie op te treden als aanbesteder en contractmanager.

    In principe doet de Rechtspraak mee met CM mits aan 3 voorwaarden wordt voldaan:

    1. Er worden tijdig rechtmatige contracten opgeleverd;
    2. De te doorlopen aanbesteding levert geen strijd of spanning op met de onafhankelijkheid van de Rechtspraak;
    3. De specificaties sluiten voldoende aan bij de behoefte van de Rechtspraak.

     

    Het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR) toetst deze voorwaarden en brengt dan een inkoopadvies uit aan de inkoopboard over het al dan niet deelnemen.

  • Definitie: Alle activiteiten gericht op het  verkennen, starten en onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers met als doel continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.

    Het ontwikkelen van leveranciersmanagement is één van de ambities van het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR) voor 2019

 

5. Algemene beleidskaders

Jaarlijks worden de maxima aangepast bij ministeriële regeling (geïndexeerd). Voor inkoop betekent dit dat bij het inhuren van externen (bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zonder dienstbetrekking) het maximale uurtarief niet mag worden overschreden.

>Alles uitklappen
  • WNT staat voor Wet Normering Topinkomens (topinkomens.nl).

    Jaarlijks worden de maxima (topinkomens.nl) aangepast bij ministeriële regeling (geïndexeerd). Voor inkoop betekent dit dat bij het inhuren van externen (bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zonder dienstbetrekking) het maximale uurtarief niet mag worden overschreden.

    Voor 2018 is het maximale uurtarief: € 182 excl btw

    Voor de accountantscontrole is een krachtens de wet vastgesteld Controleprotocol WNT (wetten.overheid.nl) van kracht. Bij overschrijdingen van de norm zonder geldige motivatie is de accountant verplicht hiervan melding te maken.