Laden...

Standaarden

Dit is een afdruk van een pagina op Rechtspraak.nl. Kijk voor de meest actuele informatie op Rechtspraak.nl (http://www.rechtspraak.nl). Deze pagina is geprint op 01-01-1970.

1. Standaarden voor doorlooptijden

Dit hoofdstuk bevat de nieuwe standaarden voor doorlooptijden*. Een aantal zaakstromen is tijdens dit project buiten scope gelaten; dit met name omdat de focus lag op de grootste zaakstromen dan wel zaakstromen waar nu ook al normen voor bestaan.

Eerste advies

Het eerste advies van de stuurgroep is om de nieuwe doorlooptijdstandaarden, die zijn vastgelegd in dit hoofdstuk, vast te stellen.

>Alles uitklappen
  • De stuurgroep geeft tevens mee dat het wenselijk is om tijdens de implementatie- en realisatie fase door de stuurgroep te laten onderzoeken voor welke zaakstromen het toegevoegde waarde kan hebben om een aanvullende standaard te ontwikkelen (denk aan: Mulderzaken, TUL-, tbs- en PIJ-maatregelen, dwangmiddelen in het minnelijk traject, etc.). Hoewel de duur van de doorlooptijd per zaakstroom kan verschillen, zijn alle standaarden gebaseerd op dezelfde uitgangspunten:

    • Geen achterstanden en voldoende capaciteit. Om te zorgen dat alle standaarden op gelijke uitgangspunten zijn gebaseerd, is uitgegaan van een ‘normale werkvoorraad’ (geen achterstanden) en voldoende bezetting. Dit heeft belangrijke implicaties voor wanneer de standaarden kunnen worden ingevoerd: het wegwerken van achterstanden en het zorgen voor structureel voldoende capaciteit is een belangrijke randvoorwaarde om de doorlooptijd standaarden te realiseren.
    • Leidend zijn de maatschappelijke wens voor snelheid enerzijds, en tijd die nodig is om inhoudelijke kwaliteit te leveren anderzijds. De standaarden dragen een ambitie in zich om te versnellen daar waar rechtzoekenden nu te lang moeten wachten om een rechter te zien of op een beslissing. Waar mogelijk willen we als Rechtspraak korter zijn dan de wettelijke maximum termijnen. Bij het luisteren naar de wens van rechtzoekenden is het echter van belang om kritisch te blijven, indachtig de beroemde uitspraak van Henry Ford (“If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses”). Voor iedere standaard is daarom ook gekeken welke tijd nodig is om inhoudelijk een zaak goed te kunnen behandelen (bijvoorbeeld voor regie, het voorbereiden van een zitting of het schrijven van een uitspraak). Het uitgangspunt is immers dat de inhoudelijke kwaliteit gelijk blijft en dat de nieuwe standaard niet tot een toename in (ervaren) werkdruk mag leiden.
    • Procedure opgedeeld in stappen. Niet alleen voor de volledige procedure is een standaard geformuleerd voor de doorlooptijd, maar ook voor de verschillende onderdelen in de procedure. Voor de rechtzoekende worden twee belangrijke stappen onderscheiden: binnenkomst zaak-zitting en zitting-uitspraak. Om de interne sturing te verbeteren, is bij sommige zaakstromen nog verder onderscheid gemaakt (bijvoorbeeld binnenkomst-verweer en verweer-zitting). Ook zijn veel voorkomende ‘aanvullende processtappen’ die impact hebben op de doorlooptijd apart benoemd en genormeerd (bijvoorbeeld deskundigenonderzoek).
    • Onderscheid tussen directe en indirecte invloed van de Rechtspraak. Door de procedures op te delen in stappen is beter te onderscheiden waar de Rechtspraak directe invloed heeft op de doorlooptijd (bijvoorbeeld de uitspraaktermijn) en daar waar procespartijen of ketenpartners aan zet zijn (bijvoorbeeld bij het compleet maken van het dossier of bijvoorbeeld bij een aanvullende processtap** zoals een onderzoek door de Raad voor de kinderbescherming). De Rechtspraak heeft te allen tijde een regierol, maar bepaalt de doorlooptijd niet alleen. Goed overleg en samenwerking met externe partijen is dus van groot belang om de gewenste doorlooptijden te realiseren.
    • Ruimte voor afwijking van de standaard, daar waar nodig. De standaarden gelden in beginsel voor alle zaken. Uiteraard kan niet iedere zaak het standaard proces doorlopen en komt het regelmatig voor dat er aanvullende processtappen nodig zijn, die ook extra tijd vragen. Denk bijvoorbeeld aan een deskundigenonderzoek of een mediationtraject. Wanneer er vanwege de aard van de zaak extra tijd nodig is, wordt de standaard hier op aangepast. Dit is gedaan door de meest voorkomende ‘aanvullende processtappen’ te definiëren en hier een aparte doorlooptijd standaard voor te stellen. Ook bij extra handelingen is het immers wenselijk om duidelijk voor ogen te hebben naar welke kwaliteit gestreefd wordt in termen van doorlooptijd. Op deze manier doen de standaarden recht aan wat een zaak inhoudelijk nodig heeft, en kan er ook goed uitgelegd worden waarom bepaalde zaken meer tijd nodig hebben. De rechtzoekende zal op zaaksniveau hierover concreet geïnformeerd moeten worden.

     

    **In de tekentafelvoorstellen (zie bijlage 4) wordt nog gesproken van ‘zijstappen’. Vanuit meerdere geledingen kwam het signaal dat hiermee de indruk werd gewekt dat het geen volwaardige processtappen betreft, maar ‘slechts’ een uitzondering. Dit was nooit de bedoeling. Hoewel een dergelijke processtap minder frequent voorkomt, maakt hij wel degelijk volledig deel uit van het werkproces. Om verwarring te voorkomen is besloten om te gaan spreken van ‘aanvullende processtappen’.
  • Een van de vragen die voorlag is welke methodiek de nieuwe standaarden moesten volgen (gemiddelden, medianen, maxima, percentielen, percentages). Zo gaat het huidige kwaliteitsnormensysteem uit van een percentage van een maximumtermijn, terwijl de batenmanagement streefwaarden* uitgaan van een gemiddeld aantal dagen. In de opdracht is aangegeven dat de nieuwe standaarden uit moeten gaan van één methodiek.

    Perspectieven

    Welke methodiek diende te worden gekozen, is beoordeeld aan de hand van drie verschillende ‘brillen’:

    • Intern sturingsperspectief: welke methodiek geeft leidinggevenden en professionals de meest bruikbare informatie om te sturen** op de doorlooptijden? Vanuit dit perspectief moet de methodiek duidelijkheid scheppen over hoe lang een medewerker heeft om (zijn deel van) een procedure klaar te hebben, maar moet deze ook ruimte bieden voor afwijking van de standaard, als vanwege de aard van de zaak een langere behandeltijd nodig is. Daarvoor is een goed inzicht in de werkelijke doorlooptijden van belang en daarin willen we gaan voorzien.
    • Extern communicatie perspectief: welke methode is het meest geschikt om te communiceren met rechtzoekenden over te verwachten en behaalde doorlooptijden? Vanuit dit perspectief moet de methodiek duidelijkheid scheppen over binnen hoe lang de rechtzoekende in principe een zitting of uitspraak kan verwachten en moet duidelijk worden gecommuniceerd als een zaak buiten deze ‘standaard’ termijn valt, waarom dit zo is en wat voor gevolgen dit heeft voor de doorlooptijd. Kortom, duidelijke informatie in het specifieke geval is noodzakelijk.
    • Meetkundig perspectief: welke methode geeft het duidelijkste inzicht in en meeste informatie over de doorlooptijdrealisatie? Vanuit dit perspectief is van belang dat er heldere, meetbare ijkpunten zijn en dat die goed om te zetten zijn in cijfers. Met een goede basisregistratie zijn de cijfers naar vele inzichten te ordenen en weer te geven en vormen deze een goede basis (onweerlegbaar) voor analyse en verantwoording.

    Advies

    De stuurgroep adviseert om voor de nieuwe doorlooptijdstandaarden het volgende uitgangspunt te hanteren: ‘in beginsel wordt elke zaak binnen een bepaalde maximale termijn (de standaard) afgedaan’. De gekozen methodiek, maxima in combinatie met gedefinieerde aanvullende processtappen,***  geniet de voorkeur vanuit het perspectief van interne sturing (het maakt de verwachtingen volstrekt helder, is concreet voor de rechter en zijn zaak en biedt ruimte voor afwijkingen van de standaard wegens inhoudelijke redenen) en vanuit het perspectief van externe communicatie (absolute standaarden maken duidelijk wat de burger van ons mag verwachten, waar percentages onzekerheid creëren).  Voor een uitgebreide inhoudelijke afweging van de verschillende alternatieven, zie bijlage 5.

    De standaarden zijn beschreven op basis van de ‘hoofdmoot’ van de zaken en voor veel voorkomende aanvullende proces-stappen (met juridisch inhoudelijke aanleiding) wordt de standaard ‘opgeplust’.  Daarmee wordt voldoende recht gedaan aan de grootste gerechtvaardigde afwijkingen van de standaard.  Het is daarnaast de bedoeling dat in iedere individuele zaak de rechtzoekende tijdig weet wanneer de zaak op zitting komt en de uitspraak kan worden verwacht. Zo hebben we algemene uitgangspunten (voorwaarden), waarbij iedere betrokkene weet waar hij/zij in zijn/haar zaak aan toe is.

    De stuurgroep is zich bewust van de twee grootste nadelen van de gekozen methodiek, namelijk dat het gekozen doel hoogstwaarschijnlijk nooit 100% bereikt zal worden en dat collega’s bang zijn om ‘afgerekend’ te worden als ze het niet halen. Daarom moeten we van deze negatieve benadering (“we worden op het matje geroepen als we het niet halen”) toe naar een positief-constructieve benadering (“we onderzoeken gezamenlijk hoe we de termijnen kunnen halen”). Dat de standaard niet wordt gehaald, is niet per definitie fout, de termijn mag immers niet doorslaggevend zijn bij de inhoudelijke afweging. Dat de maximale termijn in een zaak overschreden wordt, kan zowel een inhoudelijke als een organisatorische reden hebben. Van belang is derhalve dat inzichtelijk wordt wat goed en wat minder goed gaat en dat de professionals hierover met elkaar in gesprek gaan. De managers analyseren de oorzaken, al dan niet met behulp van het MI-systeem en voeren verbetermaatregelen en of bijsturingsacties door. Komen bepaalde inhoudelijke redenen voor het niet halen van een standaard veel voor, dan wordt onderzocht of het nodig is om de standaard aan te passen dan wel om een extra aanvullende processtap te formuleren. Door de werkelijke doorlooptijden continu te meten, te monitoren, bij te sturen en te evalueren wordt verbetering bewerkstelligd. Eenduidige parameters zijn daarbij van essentieel belang.

    Onderzocht wordt wat in de systemen (primair processysteem en MI-systeem) moet worden aangepast voor het verkrijgen van duidelijke voortgangsinformatie over de doorlooptijden volgens de nieuwe standaarden. Ook wordt onderzocht wat het aan middelen en tijd vergt om dit te realiseren. Een goede basisregistratie van de doorlooptijden volgens de nieuwe standaarden is essentieel voor het proces van delen en leren, maar ook voor de daadwerkelijke realisatie van de nieuwe standaarden. Tevens draagt een goede registratie en informatievoorziening er aan bij dat we op basis van de werkelijkheid beter kunnen analyseren waar verbeteringen nog mogelijk en noodzakelijk zijn. Voor een uitwerking van wat nodig is voor de technische implementatie van de nieuwe standaarden, zie hoofdstuk 4 over de technische implementatie.

     

    *Ten tijde van het programma KEI werd nagedacht over het monitoren van de baten die het programma zou gaan opleveren. De eerste bate die werd gemonitord was de verkorting van de doorlooptijden. Als streefwaarde was geformuleerd: een verkorting van 40% ten opzichte van 2013. De doorlooptijd van elke zaak werd gemeten in dagen en in een dashboard werd per zaakstroom weergegeven hoeveel dagen een zaak gemiddeld duurde.

    **Voor een uitleg over welke activiteiten onder ‘sturen’ wordt verstaan en wie dat precies doet, wordt verwezen naar paragraaf 3.7.2 onder het stukje ‘sturing op doorlooptijden door leidinggevenden’.

    ***Een aanvullende processtap is een activiteit in de procedure die vanuit de aard van de zaak noodzakelijk is maar in het merendeel van de zaken niet voorkomt. De activiteit duurt zodanig lang dat de reguliere standaard niet meer haalbaar is. Bijvoorbeeld: deskundigenonderzoek, mediation of een extra zitting. Voor aanvullende processtappen geldt daarom een eigen standaard. Aanvullende processtappen worden vooraf gedefinieerd worden en zijn apart meetbaar. In de voorstellen voor de nieuwe normering (bijlage 4 (pdf, 1,4 MB)) wordt nog gesproken van zijstappen; deze term werd gebruikt ten tijde van de tekentafelsessies.

  • Op de pagina Standaarden bestuursrecht ziet u de standaarden die ontwikkeld zijn door de betrokken collega’s van bestuursrecht.

    Hun uitgebreide voorstel, inclusief toelichting op de gekozen termijnen, is opgenomen in bijlage 4.1 (pdf, 1,4 MB). Het betreft maximum termijnen die in specifieke zaken ook korter kunnen uitvallen (bijvoorbeeld wanneer partijen snel hun stukken indienen).

  • Op de pagina Standaarden familie- en jeugdrecht ziet u de standaarden die ontwikkeld zijn door de betrokken collega’s van familie- en jeugdrecht.

    Hun uitgebreide voorstel, inclusief toelichting op de gekozen termijnen, is opgenomen in bijlage 4.2 (pdf, 1,4 MB). Het betreft maximum termijnen die in specifieke zaken ook korter kunnen uitvallen (bijvoorbeeld wanneer partijen snel hun stukken indienen).

  • Op de pagina Standaarden handel/kanton ziet u de standaarden die ontwikkeld zijn door de betrokken collega’s van handel/kanton.

    Hun uitgebreide voorstel, inclusief toelichting op de gekozen termijnen, is opgenomen in bijlage 4.3 (pdf, 1,4 MB). Het betreft maximum termijnen die in specifieke zaken ook korter kunnen uitvallen (bijvoorbeeld wanneer partijen snel hun stukken indienen).

  • Op de pagina Standaarden strafrecht ziet u de standaarden die ontwikkeld zijn door de betrokken collega’s van strafrecht.

    Hun uitgebreide voorstel, inclusief toelichting op de gekozen termijnen, is opgenomen in bijlage 4.4 (pdf, 1,4 MB). Het betreft maximum termijnen die in specifieke zaken ook korter kunnen uitvallen (bijvoorbeeld wanneer partijen snel hun stukken indienen).

  • Op de pagina Standaarden toezicht ziet u de standaarden die ontwikkeld zijn door de betrokken collega’s van toezicht.

    Hun uitgebreide voorstel, inclusief toelichting op de gekozen termijnen, is opgenomen in bijlage 4.5 (pdf, 1,4 MB). Het betreft maximum termijnen die in specifieke zaken ook korter kunnen uitvallen (bijvoorbeeld wanneer partijen snel hun stukken indienen).

*De eenheid van de standaarden is niet overal gelijk. Sommige zijn in weken geformuleerd, andere in dagen en weer andere in maanden. Dit verschil wordt later, bij het vastleggen van de standaarden in managementinformatiesysteem, rechtgetrokken.