In dit hoofdstuk gaan we in op de meer technische implementatie van de nieuwe standaarden voor doorlooptijden. Daarbij staan we achtereenvolgens stil in:

• Paragraaf 4.2, bij de uitgangspunten, waarin aan de orde komen: de methodiek van meten, ‘Data als grondslag’ en als basis voor een deugdelijke basisregistratie, geven we -‘met het einde voor ogen’-inzicht in wat ons te doen staat, hoe betrouwbare informatie te genereren en met een beeld van wat we, met data uit bestaande registratiesystemen, (op termijn) aan rapportages kunnen verwachten;
• Paragraaf 4.3, waarin we vervolgens ingaan op de impact van deze technische implementatie: wat is er (nog) nodig, in definities, registratievoorschriften en data-extractie en rapportage mogelijkheden (in dashboards). Tevens besteden we aandacht aan wie we daarvoor nodig hebben: de betrokken stakeholders en rolverdeling. We sluiten af met een raming van de benodigde middelen om de technische implementatie te kunnen realiseren.

Om alvast kennis te maken met de toekomst zijn de data zoals opgenomen in de beschikbare (registratie)systemen en hulpmiddelen gebruikt en vergeleken met de nieuwe standaarden, om een inkijk te geven in hoe die nieuwe werkelijkheid er uit kan gaan zien, zie paragraaf 4.2.3. Na het verder uitbouwen van de technische implementatie is er het vooruitzicht dat dit werkelijkheid wordt voor alle onderscheiden zaakstromen met de daarvoor geldende nieuwe standaarden*.

Deze paragraaf bestaat uit subparagrafen 4.2.1 t/m 4.2.5.

In hoofdstuk 1.2 is het advies van de stuurgroep aangaande de methodiek om doorlooptijden te meten aan de orde gesteld. Het advies van de stuurgroep was/is als volgt.

De wijze waarop de technische implementatie wordt vormgegeven is in grote mate afhankelijk van de gekozen methodiek voor het meten en registreren. In dit hoofdstuk wordt het advies in hoofdstuk 1.2 tot uitgangspunt genomen.

Het gebruik van goede data is belangrijk. Dat onderkent ook de Rechtspraak en is onlangs vastgesteld en
vastgelegd in het IV-Koersdocument, een belangrijk document voor de doorontwikkeling van de informatievoorziening binnen de Rechtspraak. Het belang van data en het vastleggen daarvan, in de vorm van ‘meetmomenten’ in onze basisregistraties is een randvoorwaarde en een belangrijke succesfactor. Dat geeft niet alleen (deels op termijn) de mogelijkheid om de werkelijkheid te vergelijken met alle nieuw ontworpen standaarden en processtappen van doorlooptijden, maar geeft ook betere analyse- en rapportage mogelijkheden. Die analyse-mogelijkheden brengen opsporingen van knelpunten, oorzaken en mogelijk oplossingen dichterbij. Bij een juiste en betrouwbare basisregistratie ontstaat er ook, rechtspraak breed, eenduidige en betrouwbare informatie over de realisatie van de standaarden en de omvang van (werk)voorraden

Data definities zijn daarbij onontbeerlijk, evenals een goed datamodel. Met een goede registratie, waarin van elke zaak alle (nieuwe) meetmomenten vastliggen en waarin deze zaak is te herleiden naar rechtsgebied, zaakstroom, behandelaar en organisatorische eenheid, kunnen vervolgens gedegen overzichten worden gemaakt; met zowel gedetailleerde informatie (die ‘opgerold’ meer samenvattende cijfers geeft) als samengevatte informatie (die ‘uitgeklapt’ meer gedetailleerde cijfers geeft). Met een dergelijk systeem en nieuwe, actuele en naar meerdere inzichten te raadplegen dashboards, kunnen direct betrokkenen gefaciliteerd worden in hun dagelijkse werk, ook voor het realiseren van doorlooptijden.

Voor het realiseren van veranderingen is het goed om vanaf het begin ‘het einde voor ogen’ te hebben (vrij vertaald naar Steven Covey: ‘Begin With The End in Mind’). Met die gedachte heeft de stuurgroep gevraagd of het al mogelijk is om van een deel van de zaken de doorlooptijden per processtap inzichtelijk te maken en te bepalen in welke mate de nieuwe termijnen worden gehaald. Het blijkt nu al deels mogelijk te zijn voor de rechtsgebieden Bestuur en Handel-Kanton. De figuren 1 t/m 4 geven een mogelijk beeld, een ‘eerste proeve van’ de managementinformatie die voor alle standaarden ontwikkeld moet gaan worden (cijfers niet gevalideerd maar opgenomen ter illustratie).

Figuur 1

Managementinformatie doorlooptijden; een ‘eerste proeve van’. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

 

Figuur 2

Niveau 1 - totaaloverzicht doorlooptijden; een ‘eerste proeve van’. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

 

 

Figuur 3

Niveau 2 - Zaakstromen Handel- Kanton; een ‘eerste proeve van’. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

 

 

Figuur 4

Niveau 3 - Trajecten in Dagvaarding met verweer; een ‘eerste proeve van’. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

 

 

De gepresenteerde informatie is opgebouwd uit basisgegevens en maakt het vergelijken van organisatieonderdelen (landelijk, ‘niveau 1’) en inzoomen (‘uitklappen’) op de resultaten mogelijk naar zaakstroom en processtap. Dat is belangrijk omdat zichtbaar wordt waar er afwijkingen zijn van de nieuw gedefinieerde standaarden en/of van elkaar (organisatieonderdelen). Die afwijkingen zijn niet fout, maar vragen wel om nadere analyse en verklaringen, door oorzaken te achterhalen en na te gaan wat er nog nodig is om de feitelijk behaalde termijnen meer in overeenstemming te brengen met de gewenste termijnen. Door informatie te delen, samen te analyseren en te leren van elkaar (‘best practices’) moet het mogelijk zijn om die gewenste overeenstemming tussen realiteit en standaard steeds meer mogelijk te maken en zo mogelijk geleidelijk aan verder aan te scherpen.

De informatie die nodig is voor doorlooptijden komt uit dezelfde basisregistraties als de productie informatie (nodig voor de zogenaamde Lamicie / Q x P berekeningen). Dat is prettig want hoe minder en hoe beter de basisregistraties zijn, waaruit al het cijfermateriaal wordt samengesteld, des te eenvoudiger wordt ook de controle op de betrouwbaarheid van die basisregistraties en van de daaruit afgeleide (systemen voor) informatievoorziening. Dus eerst zullen de basisregistraties en informatievergaringssystemen (InfoRM) moeten worden/zijn aangepast op alle meetmomenten aangaande doorlooptijden. Vervolgens zal een aangepaste interne controlesystematiek noodzakelijk zijn die de betrouwbaarheid vaststelt (op in ieder geval de juistheid, volledigheid en tijdigheid) van zowel de registratie op zich (door medewerkers), de verwerking in de (geautomatiseerde) basisregistratie systemen (voor de verschillende rechtsgebieden) en de wijze waarop de informatievoorziening (tot en met de dashboards) tot stand komt.

Veelvuldig is aangegeven dat het realiseren van de nieuwe standaarden alleen mogelijk is bij voldoende capaciteit en het weggewerkt zijn van bestaande achterstanden. De stuurgroep heeft met gebruik van bestaande systemen en mogelijkheden laten onderzoeken wat de huidige achterstanden zijn en waar deze zich voordoen. Hierbij is de in het PRO vastgestelde definitie van achterstand gehanteerd: alle zaken die niet binnen de gedefinieerde standaarden kunnen worden afgedaan. Dat blijkt beperkt en slechts op hoofdlijn mogelijk voor Bestuur, Handel-Kanton en Familie. Bij de analyse zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:

1. Alle openstaande zaken binnen de bovengenoemde rechtsgebieden zijn geselecteerd;
2. Deze openstaande zaken zijn voor zover mogelijk toegewezen aan de zaakstromen zoals deze in de ‘tekentafeldocumenten’ zijn beschreven;
3. Van deze openstaande zaken is op peilmoment 1 augustus bepaald welke nog binnen de standaard kunnen worden afgedaan en bij welke zaken de standaard niet meer haalbaar is.

Op basis van de BICC-analyse stellen we indicatief vast dat circa 50% van de openstaande zaken op basis van de PRO definitie als achterstand of het aantal ‘in te lopen’ zaken kan worden aangemerkt. Dit sluit grotendeels aan bij de eerste analyses omtrent werkvoorraden waarover wij rapporteerden in hoofdstuk 3, paragraaf 3.6.1.

Nu duidelijk is wat we willen, namelijk het realiseren van de nieuwe standaarden en een goed en feitelijk inzicht in de werkelijke doorlooptijden, is nagegaan - zonder nu al uitputtend te kunnen zijn - wat er verder nodig is om dat te realiseren. Er is een impactanalyse uitgevoerd door het Business Intelligence Competence Center (BICC) van het LDCR. Op wat nodig is, wordt hierna ingegaan. Dit zal niet allemaal van vandaag op morgen gerealiseerd kunnen worden, maar het begin is er en nu komt het er op aan om vast te houden en door te pakken.

Deze paragraaf gaat, in het kort, in op wat invoering van de nieuwe standaarden in technische zin betekent. Het gaat dan met name om (benodigde aanpassingen in) registratie, meting, rapportage en systemen.

Technische implementatie van de nieuwe kwaliteitsnormen betekent dat de doorlooptijd wordt gemeten aan de hand van de nieuw geformuleerde standaarden voor de onderscheiden zaakstromen, inclusief de verschillende deelstappen en aanvullende processtappen. Vervolgens moet deze doorlooptijd zichtbaar worden gemaakt in dashboards in het management informatie systeem InfoRM, waarbij de daadwerkelijk doorlooptijd wordt afgezet tegen de beoogde standaarden. Om dit te realiseren moeten de volgende stappen worden gezet.

Om goed te kunnen meten moet de afbakening van zaakstromen, meetmomenten en zijstromen volstrekt helder zijn. Dit vraagt een technische vertaling van de standaarden zoals die nu door de inhoudelijke professional zijn gedefinieerd. In een enkel geval zal meting niet direct mogelijk zijn en moeten nieuwe registraties worden ingevoerd. Deze fase vraagt dan ook nadrukkelijk overleg tussen informatie experts en inhoudelijke professionals.

De definities zoals gerapporteerd in de tekentafel documenten moeten vertaald worden in technische definities. Dit vertaalwerk kan binnen BICC plaatsvinden.

Voor zover mogelijk wordt aangesloten bij reeds bestaande meetpunten, bij voorkeur uit het Lamicie systeem, omdat deze registraties over het algemeen secuur en gelijk door alle gerechten worden uitgevoerd. In sommige gevallen zal dit echter niet zondermeer mogelijk zijn, temeer omdat we, anders dan in eerdere doorlooptijdmetingen, nu ook deelstappen en aanvullende processtappen gaan meten, alsmede trajecten die niet volgens Lamicie vergoed worden. In sommige gevallen zullen daarom nieuwe meetpunten moeten worden gedefinieerd. Dit vraagt aanvulling van de registratievoorschriften, die vervolgens bij de gerechten moeten worden geïmplementeerd. De ervaring leert dat er vaak enige tijd overheen gaat voordat alle gerechten de nieuwe registratievoorschriften consequent en op gelijke wijze opvolgen. Dit is nodig voor goede data kwaliteit.

Uiteindelijk moeten de registratievoorschriften zodanig worden aangepast dat ieder traject en iedere zaakstroom bij ieder(e) organisatie(-onderdeel) eenduidig vastgelegd worden. De bestaande BMI (Betrouwbare Management Informatie) werkgroepen zijn geschikt om hier afspraken over te maken. De activiteiten bestaan uit:

• Afstemming registratie eisen volgens BOB (Bewustwording, Oordeelsvorming, Besluit) model;
• Aanpassen van de documentatie en revisie ervan door BMI leden.

Wanneer de definities duidelijk zijn moeten de systemen daarop worden aangepast zodat op basis van de mijlpalen (datum waarop een gebeurtenis heeft plaatsgevonden) de  doorlooptijd per processtap gemeten kan worden. Deze aanpassingen zijn in ieder geval nodig in de systemen voor toezicht (beperkt) en straf (meer omvattend). Voor straf is door BICC, vanuit de beschikbare informatie (uit gps) in InfoRM een knelpunten analyse gemaakt (Bijlage 16). Daarbij zijn de Compas-zaken buiten beschouwing gelaten, omdat Compas binnenkort verleden tijd is.

Wat betreft de doorlooptijd voor aanpassingen moet rekening worden gehouden met een half, tot een heel jaar, afhankelijk van de prioriteit die deze aanpassingen krijgen.

De doorlooptijden worden ondergebracht in een apart onderwerpsgebied, met dashboards die vanuit een overzichtsscherm doorklikbaar zijn tot op zaaksniveau (zie paragraaf 4.2.3). Door het grote aantal zaakstromen van 100+,  en daarbinnen gemiddeld drie trajecten is een aggregatie van gegevens nodig. Dat kan met behulp van drie niveaus om van een totaaloverzicht tot uiteindelijk detail inzichten te komen.

Dankzij de keuze voor een absolute normering kunnen zaken uitgedrukt worden in norm wel/niet gehaald en kunnen resultaten van verschillende normen uitgedrukt worden in aantallen en percentages wel/niet gehaald.

Een complete inventarisatie van alle zaakstromen is opgenomen in bijlage 17.

Het voorstel is om de technische implementatie projectmatig uit te laten voeren door het BICC, aangestuurd door de BI board en met deelname van de volgende partijen:

• Inhoudelijke professionals per rechtsgebied; zij voeren met BICC het gesprek over de keuzes die gemaakt moeten worden voor heldere afbakening en eventuele aanscherping van de standaarden. Het ligt voor de hand dat dit ofwel professionals zijn die bij de tekentafel waren betrokken, ofwel professionals afgevaardigd door de LOV’s.
• Functioneel Beheerders van de bronsystemen; zij zijn verantwoordelijk voor de aanpassingen in de primaire processystemen die nodig zijn om de zaakstromen en trajecten eenduidig vast te leggen.
• BMI werkgroepen; zij passen de registratievoorschriften aan en monitoren inclusief (het monitoren van) de invoering.

Alle noodzakelijke veranderingen zoals aangegeven in de voorgaande punten vragen om nadere prioritering, planning en ook extra middelen om de technische implementatie mogelijk te maken. Het BICC schat in dat voor de technische realisatie ten minste 3.300 uren nodig zijn (2.300 uren voor het aanpassen van InfoRM en 1000 uren voor het aanpassen van de primaire processystemen).