Laden...

Faxination

Dit is een afdruk van een pagina op Rechtspraak.nl. Kijk voor de meest actuele informatie op Rechtspraak.nl (http://www.rechtspraak.nl). Deze pagina is geprint op 01-01-1970.

Nieuwe faxvoorziening Rechtspraak

Datum: 8 februari 2018
Contactpersoon: Mw. mr. J.M.M. de Win
Ons kenmerk: VT2018-20-1-3
Onderwerp: Nieuwe faxvoorziening Rechtspraak 

Geachte heer, mevrouw, 

De Rechtspraak heeft het faxproces gedigitaliseerd via het systeem Faxination. Via Faxination is het mogelijk digitaal faxen te versturen en te ontvangen. Faxination vervangt binnen de rechtbank de analoge faxapparaten. In de week van 5 maart a.s. schakelt ook de rechtbank Zeeland-West-Brabant over op dit systeem. We willen u informeren over de invoering van het nieuwe systeem en wijzen u hierbij op mogelijke problemen die sommige advocatenkantoren hiervan kunnen ondervinden. Daarnaast geven wij suggesties om eventuele problemen te beperken. Deze brief is een vervolg op een bericht over dit onderwerp dat vorig voorjaar gestuurd naar de advocatuur.

Clouddienst of servers 

Steeds meer bedrijven, waaronder advocatenkantoren, zijn overgestapt van het analoge faxen naar het digitale faxen. Binnen het digitale faxen zijn er enkele providers die gebruik maken van een clouddienst. Voor de Rechtspraak is in veel gevallen niet zichtbaar of verifieerbaar of u analoog of digitaal faxt en of daarbij gebruik wordt gemaakt van een clouddienst. De Rechtspraak faxt, uit veiligheidsoverwegingen, via een directe netwerkverbinding en eigen servers. 

Mogelijke problemen met provider 

Nu binnen de Rechtspraak gewerkt wordt met Faxination blijkt dat faxberichten van en naar kantoren die werken met een cloudservice voor hun faxverkeer soms blijven hangen in deze cloud. Deze providers vangen de berichten eerst op in hun cloud, maar deze opgeslagen berichten worden niet omgezet naar een faxbericht voor de betreffende advocaat. Hierdoor komt de fax niet aan op het adres van de advocaat, maar blijft deze in de cloud hangen. Omgekeerd komt het ook voor dat een faxbericht van een advocatenkantoor niet aankomt bij de rechtbank. Of een bericht in de cloud blijft hangen is voor de Rechtbank en de advocaat niet controleerbaar. Hierdoor kan er discussie ontstaan over wel of niet ontvangen faxberichten. Dit kan het wederzijds vertrouwen beschadigen. 

Oplossing

De Rechtspraak heeft een redelijk goed beeld bij welke providers het mis gaat en weet dat sommige providers hun dienst inmiddels hebben aangepast. Totdat de Rechtspraak volledig digitaal werkt (via KEI), kan dit probleem alleen opgelost worden als advocaten gebruik maken van providers die Faxinationdiensten ondersteunen. Het is belangrijk dat advocaten aan hun provider schriftelijk de bevestiging vragen dat alle faxberichten verzonden van en naar de Rechtbank (ook na invoering van Faxination) altijd op de plaats van bestemming aankomen. Melden van problemen Problemen met Faxination kunt u melden bij de betreffende griffie van onze rechtbank die uw melding zal doorgeven aan de IT-organisatie van de Rechtspraak. Deze zal het probleem met uw advocatenkantoor testen en analyseren en kan ook voorstellen doen hoe het probleem op te lossen is bij de faxdienst. 

Zorgpunten

Tot slot melden wij onze zorg bij het gebruik van fax.voorzieningen die gebruik maken van een cloud:

  • Het kan niet uitgesloten worden dat een faxbericht wordt opgeslagen in een cloudoplossing buiten de Nederlandse of Europese grenzen of rechtsgebieden. 
  • Het kan niet uitgesloten worden dat een faxbericht door onbevoegden wordt gelezen of gemuteerd. 
  • Het kan niet uitgesloten worden dat een faxbericht afgeleverd wordt aan onbevoegden.

Deze risico's bestaan al langere tijd, ook al voordat de Rechtspraak gebruik ging maken van Faxination. Over deze zaken en over de problemen van het doorzetten van berichten vanuit de cloud is vorig voorjaar ook gecommuniceerd naar de advocatuur. Indien u op dit moment gebruik maakt van een cloudservice bij het faxen, doen wij dus het beroep op u om via uw provider de garantie te krijgen dat een verzonden of ontvangen fax ook daadwerkelijk op de juiste bestemming aankomt. 

Hopelijk bent u hiermee voldoende geïnformeerd.
Bij voorbaat dank voor uw medewerking. 

Met vriendelijke groet, namens de rechtbank Zeeland-West-Brabant,
J.H. Willems
Lid van gerechtsbestuur