Nieuwe civiele, bestuursrecht-, straf-, belasting-, familie- en insolventiezaken en zaken op het gebied van curatele, bewind en mentorschap kunnen op de gebruikelijke wijze worden aangebracht. Deze zaken zullen overeenkomstig het bepaalde in deze regeling worden behandeld.

1.2.1 Het gerecht bepaalt of een zitting plaatsvindt met fysieke aanwezigheid van procespartijen en overige procesdeelnemers of online. Indien het niet mogelijk is om de zaak fysiek of online op zitting te behandelen, kan de zitting telefonisch plaatsvinden. Ook is het mogelijk dat deze wijzen van behandeling (fysiek, online en telefonisch) worden gecombineerd. In de tijdelijke regelingen per rechtsgebied die zijn opgesteld door de Landelijke Overleggen Vakinhoud zijn hiervoor criteria opgenomen. Verwezen wordt naar paragraaf 4 van deze regeling.

1.2.2 In die gevallen dat een zitting met fysieke aanwezigheid van procespartijen en overige procesdeelnemers plaatsvindt, kan ook publiek in beginsel bij de zitting of de uitspraak aanwezig zijn. Belangstellenden worden verzocht om zich vooraf per e-mail bij het desbetreffende gerecht en voor de desbetreffende zitting of uitspraak aan te melden. Dit kan tot maximaal 2 werkdagen voor de zitting of de uitspraak. De gerechten bepalen het maximum aantal bezoekers per gebouw. Dit kan per gerechtsgebouw verschillen. Toegang tot het gerechtsgebouw wordt verkregen door het tonen van de e-mailbevestiging.

1.2.3 Indien een zitting met fysieke aanwezigheid van de procespartijen en de overige procesdeelnemers plaatsvindt, zorgt het betrokken gerecht ervoor dat de betrokkenen het gerechtsgebouw en de zittingszaal met inachtneming van de genomen beperkende maatregelen ter bescherming van de volksgezondheid en de “anderhalve meter afstand norm” in en uit kunnen gaan. Hetzelfde geldt voor een alternatieve zittingslocaties. Tenzij sprake is van een besloten zitting kan pers en publiek fysiek bij een zitting of een uitspraak aanwezig zijn, mits (de inrichting van) het gerechtsgebouw en de zittingszaal de aanwezigheid van pers en publiek mogelijk maken. Dit wordt bepaald door het betrokken gerecht. Waar mogelijk wordt ingezet op livestreaming.

1.2.4 Indien een zaak online of, als dit niet mogelijk is, telefonisch op zitting wordt behandeld is de fysieke aanwezigheid van procespartijen en overige procesdeelnemers in een zittingszaal niet aan de orde. Het is dan ook niet de bedoeling dat procespartijen en overige procesdeelnemers voor een dergelijke zitting naar het gerechtsgebouw of een eventuele alternatieve zittingslocatie komen. Van een online of telefonische zitting mogen geen opnamen worden gemaakt, anders dan met voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de rechter en, als het gaat om persopnamen, met inachtneming van de geldende persrichtlijn.

1.2.5 Ook besloten zittingen kunnen online of, als dat niet mogelijk is, telefonisch plaatsvinden. Bij deze besloten online of telefonische zittingen mogen geen andere personen aanwezig zijn dan de procespartijen en overige procesdeelnemers, mogen geen opnamen worden gemaakt en dient de vertrouwelijkheid door alle betrokkenen strikt in acht te worden genomen. 

1.3.1 (Proces-)stukken en berichten die op basis van de procesreglementen van het desbetreffende rechtsgebied via de fysieke post of fax kunnen worden verzonden, kunnen, zolang deze regeling van kracht is, ook uitgewisseld worden via de ‘veilig mailen voorziening van de Rechtspraak’ (hierna ook aangeduid als: veilig mailen). Procespartijen en overige procesdeelnemers, de rechter en de griffier kunnen gebruik maken van deze faciliteit.
 
1.3.2 De  rechter of griffier kan een (proces-)stuk of bericht dat tot een of meer geadresseerden is gericht, via veilig mailen verzenden, indien deze geadresseerde(n):
a. daar om verzoekt; of
b. akkoord is gegaan met een verzoek van de rechter of griffier om in te stemmen met veilig mailen; of
c. zelf met de Rechtspraak heeft gecommuniceerd via veilig mailen.
                                                                                                              
1.3.3 Bij gebruik van veilig mailen maakt de verzender gebruik van het hiertoe aangewezen e-mailadres van de ‘veilig mailen voorziening van de Rechtspraak’ zoals dat per rechtbank en per zaaksoort staan vermeld staan op www.rechtspraak.nl. Daar staat ook vermeld op welke wijze een partij kan verzoeken om toegang tot veilig mailen.

1.3.4 Bij gebruik van veilig mailen gelden in verband met een goede verwerking de volgende voorschriften:

1. Een e-mailbericht kan maar betrekking hebben op één zaak en wordt aan de mailbox verzonden van die betreffende zaaksoort van het gerecht waar de zaak aanhangig is of wordt gemaakt.
2. Bij gebruik van veilig mailen wordt bij nieuwe zaken in de onderwerpregel  opgenomen ‘nieuwe zaak’. In geen geval worden in de onderwerpregel persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie opgenomen.
3. Bij een lopende zaak wordt uitsluitend het zaaksnummer opgenomen in de onderwerpregel.
4. De e-mail heeft het karakter van de envelop. De inhoud wordt, behoudens punt 8, opgenomen in de bijlage(n) bij de mail.
5. (Proces-)stukken en berichten en alle bijlagen worden als aparte bestanden gehecht aan de mail waarmee zij worden ingediend (geüpload). Deze bestanden zijn in de naam voorzien van een omschrijving en een dagtekening in de vorm van jjmmdd en voldoen aan het Pdf-formaat tenzij de aard van het stuk zich daartegen verzet. In dat geval kan de indiener de rechter of griffier telefonisch verzoeken om indiening van een ander bestandsformaat toe te staan.
6. Daar waar de wet ondertekening van stukken vereist, worden die voorzien van een (natte) handtekening en gescand als Pdf-bestand ingediend.
7. Bij gebruik van veilig mailen geldt per bijlage bij een e-mailbericht een maximum omvang van 25 MB. Dit maximum maakt een goede verwerking van bijlagen mogelijk. Indien een bijlage groter is, wordt deze gesplitst over meerdere bijlagen. In het laatste geval wordt in de naam van de bijlage vermeld dat de meerdere bijlagen bij elkaar horen, door op te nemen deel X van X (bijvoorbeeld: deel 1 van 3, deel 2 van 3 en deel 3 van 3).
8. De indiener van een stuk vermeldt in de mail uitdrukkelijk of een stuk informatie bevat waarop een wettelijke regeling betreffende geheimhouding of beperkte kennisneming rust.

1.3.5 Bij gebruik van veilig mailen is voor de bepaling van het tijdstip van ontvangst door de rechter of griffier het ontvangstmoment van de e-mail in de veilige mailen voorziening van de Rechtspraak bepalend. Dit moment is gelijk aan het moment zoals de verzender dat ziet vermeld onder ‘verzonden items’ van deze voorziening aan de kant van de verzender. Verzendingen die voor 24.00 uur van de laatste dag van een lopende termijn zijn ontvangen, gelden als binnen de termijn ingediend, tenzij een termijn op een ander tijdstip op die dag eindigt.

1.3.6 Indien de rechter of griffier met bestuursorganen en andere organisaties via een versleutelde verbinding kan mailen, geldt deze vorm van mailen als veilig mailen in de zin van deze regeling.

1.3.7 Stukken die voorzien moeten zijn van een handtekening en via veilig mailen worden ingediend, alsmede de daarbij behorende bijlagen, worden door de indienende partij binnen veertien dagen nagezonden via de fysieke post onder uitdrukkelijke vermelding dat de nazending reeds eerder ingediende met veilige mail ingediende stukken betreft.

1.3.8 Bij tijdelijke regeling kunnen rechtsgebied-specifieke aanvullende regels worden gesteld. Deze aanvullende regels staan tevens vermeld op www.rechtspraak.nl.

1.3.9 Meer informatie over veilig mailen is te vinden op de pagina ‘Veilig mailen met de Rechtspraak’ van de Rechtspraak.