Die 'verplichting elektronisch communiceren professionele wettelijke vertegenwoordigers' is gepubliceerd in het Staatsblad van 30 december 2024. Van de in totaal 200.000 zaken met een professionele wettelijke vertegenwoordiger, wordt er al in 182.000 zaken volledig digitaal gecommuniceerd tussen de vertegenwoordiger en de rechtbank. In zo'n 30.000 zaken is de uitvoerder recent daarmee gestart. 

Chantal Arets is er daar een van. Zij werkt sinds september 2024 via het webportaal Mijn CBM. 'Het portaal is voor mij als eenpitter met een beperkt aantal cliënten heel geschikt. Niet meer printen, pakken papier naar een postpunt brengen en afwachten of alles wel aankomt bij de rechtbank. Via het overzichtelijke webportaal is stukken of verzoeken indienen heel gemakkelijk. Je hebt ook sneller een goedkeuring van de rechtbank of je kunt snel een verzoek of verslag herstellen of aanvullen als de rechtbank daarom vraagt.' Dat ze in het webportaal handmatig de informatie invoert, vindt Chantal geen probleem. 'De kosten van specifieke software en een systeemkoppeling zijn voor mij te hoog in verhouding tot mijn omzet. Ik ben blij dat de rechtbank mij op het alternatief van het webportaal heeft gewezen. Ik wil immers ook na 1 januari 2026 aan de wettelijke eisen voldoen.'

De systeemkoppeling, het Aansluitpunt Toezicht, gebruikt bewindvoerder Marjolein Verhulst al sinds 2018. Het voordeel daarvan is dat alle informatie – zoals de jaarlijkse rekening en verantwoording – automatisch vanuit haar kantoorsysteem met het systeem van de Rechtspraak kan worden uitgewisseld. ‘Ik ben altijd op zoek naar hoe we slimmer en efficiënter kunnen werken. We hadden als kantoor negatieve ervaringen met de post, stukken die kwijtraakten en de hoeveelheid portokosten. Daarom hebben we, zodra we de kans hadden, deze overstap gemaakt.’ 

Volgens Marjolein kost de overstap weliswaar tijd, maar bespaart het uiteindelijk ook tijd. ‘De aanvraag van een soort digitaal paspoort om je kantoorsysteem te kunnen koppelen (PKIO-certificaat) kost tijd en geld. Daarna is het even wat werk om de rechtbankdossiers met je eigen dossiers te koppelen. Maar als je je zaken goed inregelt, kun je vervolgens een jaarverslag of rekening en verantwoording met een druk op de knop maken.’ Haar tips zijn dan ook: werk secuur en spreek met je kantoor een vaste naamgeving van documenten af. En onthoud dat er mensen zitten achter de digitale berichten en taken die je van de rechtbank ontvangt. ‘Daarmee bedoel ik: bel soms even met de rechtbank. Bijvoorbeeld als je merkt dat je dezelfde opmerkingen krijgt over stukken die je indient. In een gesprek snap je elkaar vaak beter.’

'Nu ik eenmaal de overstap heb gemaakt, is het een klein hemeltje', zegt Claudine van de Graaf. Ze noemt zichzelf 'iemand die niet van veranderingen houdt' en stelde het digitaal communiceren lang uit. Maar na een paar uur door het systeem klikken had Claudine het onder de knie. Ze communiceert nu ruim een jaar digitaal met de rechtbank. 'Met de taken of acties is het duidelijk wat je moet doen. Dat ik jaren naar de rechtbank ging met stapels papier om ze te laten afstempelen, is echt een ander tijdperk. Je bespaart dus ook veel fysieke ruimte op kantoor zonder al die papieren dossiers. Digitaal communiceren heeft alleen maar voordelen, ik kan niet anders zeggen.'

Communiceert u als bewindvoerder nog niet digitaal met de rechtbank? Bekijk de informatie over de mogelijkheden voor digitaal werken voor professionele curatoren, bewindvoerders en mentoren op onze website. Of neem contact op met de rechtbank in uw arrondissement. Om te voorkomen dat uw aansluiting niet op tijd gereed is, is het nodig dat u voor 1 juni 2025 contact opneemt.