Schuldenfunctionarissen kunnen worden opgeroepen als tijdens of in de voorbereiding op een zitting blijkt dat de rechtzoekende schulden heeft. Daarnaast kunnen ze aanwezig zijn bij specifieke zittingen, bijvoorbeeld in zaken waar mensen een betalingsachterstand hebben bij een woningcorporatie of zorgverzekeraar. De rechter stelt hierover een paar vragen op zitting en gaat na of de rechtzoekende open staat voor hulp.
Als dat zo is, dan schakelt de rechter de schuldenfunctionaris in. Die gaat na de zitting met de persoon in gesprek. De schuldenfunctionaris benadert daarna de gemeente (dit heeft geen invloed op de behandeling van de zaak bij de rechter). De gemeente neemt binnen 3 werkdagen contact op met de persoon voor de schuldhulpverlening.