Administratief Medewerker

Functie

Administratief medewerker

Niveau

Niveau B

Functienaam

Administratief medewerker

Organisatie-onderdeel

RechtbankRechtsprekend orgaan dat in eerste aanleg oordeelt over zaken zoals echtscheidingen, misdrijven, geldvorderingen, en de meeste bestuursrechtelijke geschillen. Ook wordt met het begrip rechtbank het gebouw aangeduid waarin de rechtbank zetelt. Midden Nederland

Formatieve schaal

Schaal 5

Doel

Verzorgt (delen van) de administratieve ondersteuning van een afdeling of team. Het betreft veel voorkomende zaken met een vaste verwerkingsprocedure.

Omgeving

Voert de werkzaamheden uit binnen de administratie van een afdeling/team van de rechtbank. Het betreft de afdelingen: Bestuursrecht, Civielrecht, Strafrecht en Familierecht. De afdeling is onderverdeeld in teams.

Positie

Is verantwoording schuldig aan de hiërarchisch leidinggevende over de tijdigheid en juistheid van de administratieve werkzaamheden. Is functioneel verantwoording verschuldigd aan de daartoe aangewezen functionaris over de juistheid en volledigheid van de griffierwerkzaamheden.

Aard en doel van de contacten

• Informatie-uitwisseling met de hiërarchisch leidinggevende en/of coördinator over de werkverdeling, procesbewaking met overige medewerkers conform de inrichting van de administratieve organisatie en werkprocessen;
• Algemene zaaksgerelateerde/niet zaaksinhoudelijke informatie-uitwisseling met juridische ondersteuning, collega (senior) (coördinerend) administratief medewerkers, rechterlijke macht en externen.

• Werkafspraken, regels of uitvoeringsvoorschriften, voortvloeiend uit de juridische kaders, AO en interne procedures zaaksbehandeling;
• Keuzes maken uit bekende mogelijkheden;
• Beslist over de werkwijze en aanpak van de administratieve werkzaamheden conform de werkplanning.

Ten behoeve van veel voorkomende zaken met een vaste verwerkingsprocedure.

Administratieve voorbereiding, verwerking en nabewerking

• Controleren van gegevens overeenkomstig voorschriften op volledigheid, juistheid en tijdigheid;
• Invoeren van gegevens in geautomatiseerde systemen (zaaksvoorbereiding en – afhandeling);
• Invoeren van rolgegevens of zittingsplanning;
• Fungeren als griffier ter zitting en opstellen van proces verbaal (verslag op hoofdlijnen op aangeven van de rechter);
• Berekenen van Griffierechten;
• Administratief genereren van standaardbeschikkingen en vonnissen;
• Selecteren en versturen van stukken volgens vaste procedure.

Informatie-, documentvoorziening en archiefbeheer

• Dossiers vormen, aanleveren, bijhouden, schonen en verzenden;
• Registeren van post in het systeem en eventueel doorsturen naar rechters/juridische ondersteuning;
• Genereren en verzenden van standaardbrieven en het oproepen van partijen;
• Genereren van overzichten;
• Beantwoorden van algemene vragen met betrekking tot de zaak en de procedure.

Kennisvaardigheden

• Mbo werk- en denkniveau;
• Kennis van de regelgeving en procedures bij niet-inhoudelijke zaaksbehandeling;
• Basiskennis juridische procedures bij zaakbehandeling;
• Kennis van de organisatie;
• Vaardigheid in het klantvriendelijk te woord staan van derden;
• Vaardigheid in het nauwkeurig controleren en invoeren van gegevens;
• Vaardigheid in het werken met de in gebruik zijnde applicaties.

Samenwerken

Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct tot de eigen taak behoort.

Gedragsindicatoren:

• Reageert actief op een constructieve wijze op de ideeën van anderen.
• Speelt informatie die voor anderen van belang kan zijn tijdig door.
• Uit zich positief over de prestaties van een collega.
• Betreft anderen actief bij het gesprek.
• Wisselt ongevraagd kennis en ervaring uit.

Zorgvuldigheid (omgaan met details)

Kan langdurig en effectief omgaan met (detail)informatie. Werkt accuraat en maakt weinig fouten, controleert het eigen werk en dat van anderen op fouten.

Gedragsindicatoren:

• Benoemt relevante details die de grote lijnen ondersteunen.
• Werkt nauwkeurig en accuraat.
• Kan lang, precies en zorgvuldig, met details omgaan.
• Legt gedetailleerde informatie vast.

Discipline

Voegt zich naar het beleid en/of de juiste procedures van de organisatie. Zoekt bij veranderingen bevestiging bij de juiste autoriteit.

Gedragsindicatoren:

• Schikt zich naar de geldende regels en procedures.
• Zoekt bij onduidelijkheden bevestiging bij de juiste autoriteit.
• Houdt zich aan de gemaakte afspraken.
• Wijkt niet af van de gestelde regels en voorschriften.

Klantgerichtheid

Onderzoekt wensen en behoeften van de klant/gebruiker en handelt hiernaar.

Gedragsindicatoren:

• Vraagt door op wensen en behoeften van klant/gebruiker.
• Komt met voorstellen die inspelen op de belangen van de klant/gebruiker.
• Biedt ongevraagd extra service.
• Toont belangstelling voor vraagstukken/problemen van de (interne) klant/gebruiker.

Beschrijving van de essentiële situaties

De administratief/juridische zaaksafhandeling is gebonden aan richtlijnen en procedures. Het niet opvolgen van de procedures kan stagnaties en/of verlies van kwaliteit ten gevolge hebben. Is alert op de naleving van de juridische procedures.

Eventueel basismodules administratief medewerker