Inleiding
Overeenkomstig artikel 26 lid 1 Wet op de rechterlijke organisatie heeft het bestuur van de rechtbankRechtsprekend orgaan dat in eerste aanleg oordeelt over zaken zoals echtscheidingen, misdrijven, geldvorderingen, en de meeste bestuursrechtelijke geschillen. Ook wordt met het begrip rechtbank het gebouw aangeduid waarin de rechtbank zetelt. Overijssel een regeling vastgesteld voor de behandeling van klachten (d.d. 3 september 2019). Als klacht wordt aangemerkt elk schriftelijk bericht (brief of e-mail) waaruit blijkt dat iemand niet tevreden is over de wijze waarop (een medewerker van) de rechtbank Overijssel zich heeft gedragen. Niet geklaagd kan worden over de inhoud en motivering van een beslissing van een met rechtspraak belaste rechterlijke ambtenaar noch over de totstandkoming van een rechterlijke beslissing met inbegrip van de in dat kader genomen beslissing van procedurele aard.
De presidentDe voorzitter van een rechtbank, een gerechtshof en van de Hoge Raad heet president. Ook de rechter die een zitting van een rechtbank of hof voorzit, wordt president of voorzitter genoemd., tevens voorzitter van het bestuur, is aangewezen om klachten te behandelen. De werkzaamheden van de klachtenfunctionaris zijn ondergebracht bij het bestuurssecretariaat. Vanwege personele wisselingen in het bestuurssecretariaat zijn er sinds medio oktober 2023 naast de managementassistente van het bestuurssecretariaat twee juristen uit de primaire teams betrokken bij de inhoudelijke klachtafhandeling, in elk geval voor een periode van zes maanden. Dit gebeurt tot tevredenheid en komt de snelheid en kwaliteit van de klachtafhandeling ten goede. Alle klachten van 2023 zijn op één na afgehandeld begin januari 2024.
Bij de behandeling van klachten streeft de rechtbank Overijssel naar persoonlijk contact met de klager. Als hoofdregel wordt door de klachtenfunctionaris telefonisch contact gezocht met de klager. Soms wordt de klager daarna ook nog in persoon gehoord. In 2023 is met één klager een gesprek geweest. Als de klager aangeeft dat volstaan kan worden met het telefonisch horen, wordt hij of zij daarna in beginsel niet meer in persoon gehoord. Soms zijn aanvullende acties nodig, bijvoorbeeld indien tevens sprake is van een datalek.
In 2023 zijn geen klachten afgedaan door middel van het inschakelen van een klachtenadviescommissie.
Bij de behandeling van klachten wordt gestreefd naar een snelle afdoening, volgens duidelijke procedures en in begrijpelijke taal.
Klachten, en het onderzoek dat naar aanleiding daarvan wordt ingesteld, geven inzicht in hoe het werk en het functioneren van de rechtbank Overijssel wordt ervaren. Daarmee vormen klachten een waardevolle bron van informatie om verbeteringen door te voeren. Klachten vormen een mogelijkheid voor de rechtbank Overijssel om feedback van de buitenwereld te krijgen. Van klachten kunnen we leren. Er wordt ons als het ware een spiegel voorgehouden door rechtzoekenden, professionele partijen en eventuele anderen.
Met dit jaarverslag wordt getracht om op transparante wijze inzicht te geven in de behandeling van klachten in 2023.
Inhoud jaarverslag
Cijfermateriaal
Geschiedenis
- 2013: 70 klachten uit 70 (digitale) klachtbrieven.
- 2014: 87 klachten uit 87 (digitale) klachtbrieven.
- 2015: 68 klachten uit 68 (digitale) klachtbrieven.
- 2016: 66 klachten uit 66 (digitale) klachtbrieven.
- 2017: 77 klachten uit 72 (digitale) klachtbrieven.
- 2018: 72 klachten uit 69 (digitale) klachtbrieven.
- 2019: 63 klachten uit 62 (digitale) klachtbrieven.
- 2020: 85 klachten uit 78 (digitale) klachtbrieven.
- 2021: 81 klachten uit 75 (digitale) klachtbrieven.
- 2022: 82 klachten uit 80 (digitale) klachtbrieven.
Klachten in 2023
In 2023 heeft de rechtbank Overijssel 93.287 zaken behandeld.
In 2023 zijn bij de rechtbank Overijssel 65 klachten ingediend via 65 (digitale) klachtbrieven. Ter toelichting: Eén klaagschriftEen klaagschrift is een brief waarin iemand zijn of haar klachten of bezwaren laat weten aan een rechtbank. kan meerdere afzonderlijke klachten bevatten. Ook brieven waarin het woord klacht niet wordt gebruikt, maar die qua inhoud en strekking op een klacht duiden, zijn als klacht geregistreerd en behandeld.
In 6 van de 65 ingediende klachten in 2023 was de rechtbank Overijssel niet bevoegd te oordelen. De desbetreffende klachten zijn doorgestuurd naar de bevoegde instanties (artikel 6, lid 2 en lid 3 van de klachtenregeling). Feitelijk heeft de rechtbank Overijssel dus 59 klachten behandeld.
Alle klachten zijn binnen de termijn van de klachtenregeling behandeld.
Klachten per team
| Team | Aantal | |||
|---|---|---|---|---|
| 2023 | 2022 | 2021 | 2020 | |
| Bestuursrecht | 12 | 12 | 15 | 13 |
| Kanton & Handel | 6 | 13 | 12 | 17 |
| Familie & Jeugd | 12 | 15 | 12 | 6 |
| Toezicht | 9 | 17 | 12 | 6 |
| Strafrecht | 17 | 9 | 11 | 14 |
| Bedrijfsvoering | 5 | 5 | 5 | 10 |
| Anders | 2 | 9 | 2 | 1 |
| Andere bevoegde instanties | 2 | 8 | 9 | 12 |
| Totaal | 65 | 82 | 81 | 85 |
Aard van de klachten
| Onderwerp | Aantal | |||
| 2023 | 2022 | 2021 | 2020 | |
| Rechterlijke beslissingen | 10 | 37 | 29 | 33 |
| Bejegening | 15 | 7 | 13 | 13 |
| Tijdsduur procedures | 13 | 5 | 7 | 7 |
| Administratieve fouten | 5 | 9 | 19 | 13 |
| Bewindvoering | 3 | 12 | 3 | 5 |
| Andere bevoegde instanties | 12 | 8 | 9 | 12 |
| Lopend | 5 | 4 | 1 | 2 |
| Totaal | 65 | 82 | 81 | 85 |
Afdoening klachten
| Soort afdoening | Aantal | |||
| 2024 | 2022 | 2021 | 2020 | |
| Niet bevoegd | 12 | 8 | 9 | 12 |
| Afgehandeld door team Bewind | 3 | 12 | 3 | 5 |
| Niet-ontvankelijk | 11 | 26 | 25 | 28 |
| Ongegrond | 11 | 11 | 20 | 18 |
| Gegrond | 10 | 7 | 16 | 14 |
| Intrekking | 13 | 14 | 7 | 6 |
| Lopend | 5 | 4 | 1 | 2 |
| Totaal | 65 | 82 | 81 | 85 |
Waarover wordt geklaagd?
Klachten die sowieso niet in behandeling worden genomen, gaan over de beslissing van de rechter, bijvoorbeeld inhoudelijke beslissingen of procedurele beslissingen. Daarvoor zijn immers andere rechtsingangen, zoals hoger beroepHet opnieuw behandelen van een zaak door een hogere rechter.. Rechters zijn bovendien onafhankelijk en doen hun werk in alle vrijheid. Dat kan en mag niet door de behandeling van een klacht door het bestuur van de rechtbank worden beïnvloed. Een en ander is ook zo opgenomen in de klachtenregeling.
Klachten gaan bijvoorbeeld over administratieve fouten, bejegening, tijdsduur, communicatie (bijvoorbeeld het niet nakomen van toezeggingen of reageren op correspondentie), postbezorging (oproepingen bereiken de geadresseerde niet), telefonische bereikbaarheid of wachttijden.
Bejegening
In de categorie 'bejegening' vallen klachten over zowel rechters als alle overige medewerkers van de rechtbank Overijssel. In 2023 waren dit 9 klachten over de bejegening door rechters en 6 klachten over de bejegening door andere medewerkers van de rechtbank Overijssel.
Van de 15 bejegeningsklachten zijn 2 klachten ongegrond verklaard, 3 klachten gegrond, 5 klachten niet ontvankelijk en 5 klachten na een gesprek met de klager ingetrokken.
Tijdsduur procedures
In de categorie 'tijdsduur procedures' vallen klachten over de duur van de procedure, uitsluitend voor zover deze te wijten zijn aan kwesties van organisatorische aard, bijvoorbeeld zaken die aan de aandacht zijn ontsnapt en daardoor zijn blijven liggen of door onvoldoende monitoring op de voortgang.
Administratieve fouten
De categorie 'administratieve fouten' omvat de klachten die handelen over de administratieve verwerking van zaken, bijvoorbeeld incorrecte verwerking van poststukken, foutieve vermelding van persoonsgegevens of de naam in de uitspraak.
Van de klachten over administratieve fouten is 1 gegrond, 1 ongegrond verklaard, 1 niet bevoegd, 1 in der minne geschikt en is 1 klacht ingetrokken.
Bewindvoering
Rechthebbenden kunnen een klacht over curatoren, bewindvoerders en mentoren bij de toezichthoudend kantonrechterDe kantonrechter behandelt zowel civiele zaken als strafzaken. Het is een alleensprekende rechter die zaken als overtredingen uit het strafrecht, arbeidszaken, huurzaken en zaken onder de € 25.000,- behandelt. Vroeger was het kantongerecht een apart gerecht naast de rechtbanken, gerechtshoven en de Hoge Raad. De kantongerechten zijn opgegaan in de rechtbanken. De term 'kantonrechter' is blijven bestaan. indienen. De wet regelt dat niet het Gerechtsbestuur maar de toezichthoudende rechter bevoegd is om deze klachten te behandelen. De via de klachtenprocedure binnen gekomen bewindvoeringsklachten worden voor behandeling doorverwezen naar team Toezicht.
Andere bevoegde instanties
In de categorie 'andere bevoegde instanties' vallen klachten over kwesties waarover het Gerechtsbestuur (lees: de president) niet bevoegd is te oordelen. Denk bijvoorbeeld aan klachten over een andere rechtbank, een gerechtshofGerecht dat zaken in hoger beroep behandelt. Nederland kent vier gerechtshoven., de Hoge Raad, het Openbaar MinisterieValt onder het ministerie van Justitie. Geeft leiding aan het opsporingsonderzoek van de politie en vervolgt de verdachten., de Politie, het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), advocaten en notarissen.
Klachtadviescommissie (KLAC)
Indien de klachtadviescommissie gevraagd wordt over een klacht te adviseren, verzoekt de president aan de voorzitter van de centrale wrakingskamer uit haar midden een klachtadviescommissie van drie leden samen te stellen, waarbij de griffierPersoon die de rechter op de zitting ondersteunt en een verslag maakt van de zitting. van de wrakingskamer optreedt als secretaris van de klachtadviescommissie. De klachtadviescommissie hoort klager en brengt advies uit binnen de in de klachtenregeling gestelde termijnen. Het advies wordt uitgebracht aan het bestuur (lees: president).
In 2023 zijn geen klachten afgedaan door middel van het inschakelen van een klachtenadviescommissie.
Schadeverzoeken
De rechtbank Overijssel heeft via klachtbrieven vijf (5) verzoeken om schadevergoeding ontvangen.
Schadevergoeding
| Team | Categorie | Beslissing | Aard vergoeding | Bedrag |
| Familie en Jeugd | Administratieve fout | In der minne geschikt | Advocaatkosten en tegemoetkoming verkeerde alimentatie berekening. | €3.364,98 |
| Bestuursrecht | Rechterlijke (procedurele) beslissing | Niet ontvankelijk | Proceskostenvergoeding beroepsprocedure | €226,26 |
| Bedrijfsvoering | Overig | Gegrond | Herstelkosten voor ongelukje met duur horloge bij toegangscontrole | €2.100,00 |
| Toezicht & Bewind | Overig | Gegrond | Schadeloosstelling in bewindsdossier i.v.m. onvoldoende toezicht | €11.026,33 |
| Bedrijfsvoering | Administratieve fout | Ingetrokken | Klager is ten onrechte weggestuurd. Stonden wel 2 zaken op zitting. Klacht ingetrokken, uitleg gegeven wat er was gebeurd en vergoeding. | €837,00 |
Verbetermaatregelen
Meerdere klachten hebben geleid tot concrete verbeteringen van de organisatie, ook in gevallen waarin de klacht niet inhoudelijk is afgehandeld, ongegrond is verklaard of is geschikt of ingetrokken. Voorbeelden hiervan zijn het bijstellen of aanscherpen van instructies, het onder de aandacht brengen en bespreken van de klacht in het team, het aanpassen van werkprocessen of het in klare taal herschrijven van standaardbrieven.
De rechtbank Overijssel ziet klachten als belangrijke signalen en adviezen tot mogelijke verbetering van de organisatie.
Veelvuldige klagers
In tegenstelling tot voorgaande jaren is in 2023 sprake geweest van enkele veelvuldige klagers. Ook zijn er klagers geweest die bij meerdere rechtbanken eenzelfde klacht ingediend hebben.
Publicatie
Het jaarverslag wordt gepubliceerd op Rechtspraak.nl, en ook op Intro van de rechtbank Overijssel.
Het jaarverslag Klachtenbehandeling 2023 is op 13 februari 2024 vastgesteld door het bestuur van de rechtbank Overijssel.