DCSIMG

 

Anonimiseringsrichtlijnen

Pagina-inhoud

Het ter beschikking stellen van belangrijke rechterlijke uitspraken op internet kan worden aangemerkt als een uitwerking van het in het EVRM en de grondwet verankerde beginsel van openbaarheid van procesvoering en – in het verlengde daarvan – openbaarmaking van de uitspraak.

Inleiding

Hoewel het doel van de publicatie op internet dus niet is het aanleggen van een verzameling persoonsgegevens, heeft het feit dat de uitspraken op de website worden bewaard en tezamen kunnen worden geraadpleegd tot gevolg dat een 'gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat betrekking heeft op verschillende personen' zoals gedefinieerd in artikel 1 van de Wet bescherming persoonsgegevens ontstaat. Dat brengt een zekere noodzaak tot bescherming van het recht op privacy met zich mee. De privacy kan worden beschermd door de persoonsgegevens van natuurlijke personen in de uitspraak te vervangen door letters of neutrale termen als eiser en verweerder. Dit betekent niet dat betrokkenen bij een proces nooit kunnen worden herkend op grond van geanonimiseerde uitspraken. Persoonsgegevens die reden- of richtinggevend zijn voor de desbetreffende uitspraak hoeven niet te worden verwijderd. De rechtvaardiging voor een zekere privacyinbreuk is te vinden in het belang van de openbaarheid van de rechtspleging.

De werking van de Wet bescherming persoonsgegevens strekt zich niet uit tot gegevens omtrent ondernemingen welke behoren tot een rechtspersoon, zoals de bv, nv, vereniging, stichting en publiekrechtelijke rechtspersonen. Deze namen in de uitspraak worden niet geanonimiseerd, tenzij zij onmiddellijk herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon. Dat geldt ook voor personen die beroepsmatig betrokken zijn bij de procedure (namen van rechters, advocaten, gemachtigden, tolken, deskundigen).

Deze richtlijnen zijn vastgesteld door de toenmalige begeleidingscommissie van het project Elektronisch Loket Rechterlijke Organisatie (ELRO). De richtlijnen zijn na vaststelling door de begeleidingscommissie opgestuurd naar de (toenmalige) Registratiekamer. In een schriftelijk antwoord heeft de Registratiekamer laten weten dat zij het op prijs gesteld heeft dat bij de opstelling van de anonimiseringsrichtlijnen rekening is gehouden met eerder door haar gegeven adviezen (de Registratiekamer geeft formeel geen goedkeuring aan richtlijnen die van invloed kunnen zijn op de verwerking van persoonsgegevens). ELRO is sinds 1 januari 2002 opgegaan in het Bureau Internet Systemen en Toepassingen Rechterlijke Organisatie (Bistro) en is onderdeel van de Raad voor de Rechtspraak. Bistro is per 1 januari 2011 de klantunit Digitale Toegankelijkheid van spir-it geworden.

In mei 2006 zijn de richtlijnen aangepast, in die zin dat drie verschillende richtlijnen zijn geüniformeerd tot één richtlijn. Deze aanpassing is goedgekeurd en vastgesteld door de plenaire redactieraadvergadering van Rechtspraak.nl op 19 mei 2006. Ingangsdatum van deze aanpassing is 1 juli 2006.

Voor het verkrijgen van integrale elektronische afschriften van uitspraken geldt nog het volgende. Ingevolge de Wbp is het weliswaar mogelijk persoonsgegevens – zoals de namen van procespartijen – aan derden te verstrekken, doch een dergelijke verstrekking dient doelmatig te zijn en nooit bovenmatig.

Reeds de Registratiekamer, de voorloper van het huidige College bescherming persoonsgegevens, was van oordeel dat het voor een goed begrip van de (juridische) inhoud en betekenis van gerechtelijke uitspraken niet noodzakelijk was de namen en andere persoonsgegevens te kennen van de procespartijen. Het verstrekken van de persoonsgegevens wordt om die reden bovenmatig geacht te zijn.

Welke personen moeten worden geanonimiseerd?

  • Gegevens van natuurlijke personen die genoemd worden in uitspraken worden geanonimiseerd. Bijvoorbeeld: de naam, adres woonplaats (de zogenaamde naw-gegevens) van procederende partijen, (mede)verdachten, belanghebbenden, getuigen, slachtoffers, benadeelde partijen etc. worden vervangen door neutrale termen. Dit geldt ook voor familieleden, kennissen, buren, vrienden etc. die in de uitspraak met naam worden genoemd.
  • Namen van rechtspersonen en bestuursorganen worden in civiele en bestuursrechtelijke uitspraken niet geanonimiseerd zolang die gegevens niet bepalend zijn voor de wijze waarop een individu in het maatschappelijk verkeer wordt beoordeeld. Met andere woorden: er is wel anonimisering nodig als de naam herleidbaar is tot een natuurlijk persoon.

In bestuursrechtelijke uitspraken is voorts anonimisering van rechtspersonen vereist indien sprake is van punitieve sancties, zoals het opleggen van een bestuurlijke boete. Bijvoorbeeld: bij het opleggen van een boete op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen of op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, dient de naam van de rechtspersoon te worden geanonimiseerd.

Voor belastingzaken gelden bijzondere voorschriften ter bescherming van persoonlijke en financiële gegevens van belastingplichtigen (art. 27g, 30 en 67 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen). Dit impliceert dat in belastingzaken de namen van rechtpersonen wel worden geanonimiseerd. De vorm van de rechtspersoon blijft staan (bv, nv, Inc. etc.). Namen van banken, verzekeringsmaatschappijen, brancheorganiasaties, beursgenoteerde vennootschappen mogen wel blijven staan, tenzij zij belanghebbende zijn.

  • Openbare lichamen en andere publiekrechtelijke instanties zoals zelfstandige bestuursorganen en rechtspersonen met een wettelijke taak hebben geen privésfeer. Zij worden niet geanonimiseerd, ook niet als ze zelf belanghebbende of verdachte zijn.

In strafrechtelijke uitspraken worden namen van rechtspersonen die verdacht zijn wel geanonimiseerd, met uitzondering van bedrijven die een monopoliepositie hebben. Bijvoorbeeld: Intraventie BV of het Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen hoeven niet te worden geanonimiseerd, Boekhandel Jansen wel. Bedrijven die in strafzaken geanonimiseerd dienen te worden en die klagen ex. art. 552A WvSv dienen ook dan geanonimiseerd te worden. Stichting De Vliegende Schotel hoeft niet geanonimiseerd, evenmin als de Vereniging tot behoud van de Wadden.  

  • Gegevens omtrent samenwerkingsverbanden als een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, een maatschap of een vennootschap onder firma worden geanonimiseerd. Bijvoorbeeld: de naam van het samenwerkingsverband, adres, en vestigingsplaats. De namen van de afzonderlijke maten en vennoten dienen al te worden geanonimiseerd op grond van het zijn van natuurlijk persoon.

Overig:

  • Gegevens omtrent een natuurlijke persoon in dienst van een rechtspersoon of bestuursorgaan en handelend in de uitoefening van een specifieke functie, worden niet geanonimiseerd. Bijvoorbeeld: de namen van een gemachtigde, accountant, verzekeringsgeneeskundige of sociaal rechercheur blijven staan.
  • Gegevens omtrent een natuurlijke persoon in dienst van een rechtspersoon of bestuursorgaan worden wel geanonimiseerd. Bijvoorbeeld: namen van directie, bestuursvertegenwoordigers of medewerkers van de rechtspersoon worden vervangen.
  • Gegevens van deskundigen en/of adviseurs worden niet geanonimiseerd. Bijvoorbeeld: de naam van de medewerker van de Raad van de Kinderbescherming of de psychiater die rapporteert blijft staan. Ook de naam van de tolk blijft staan.
  • Gegevens van personen die professioneel bij de rechtszaak zijn betrokken worden niet geanonimiseerd. Bijvoorbeeld: de namen van rechters, advocaten, gerechtsdeurwaarders blijven staan. Ook in wrakingszaken worden de namen van gewraakte rechters niet geanonimiseerd. Een uitzondering wordt gemaakt voor verbalisanten en penitentiaire-inrichtingswerkers in strafrechterlijke zaken. Hun namen worden vervangen.
  • Gegevens omtrent een niet-professionele gemachtigde worden evenmin geanonimiseerd, tenzij ze rechtstreeks leiden naar de naam van de procespartij. Bijvoorbeeld: als er in de uitspraak staat 'de echtgenoot treedt op als gemachtigde van verzoeker' dan wordt de naam van de gemachtigde vervangen door de term '[gemachtigde]'.

Welke gegevens moeten worden geanonimiseerd?

Alle gegevens die een natuurlijke of rechtspersoon of samenwerkingsverband direct identificeren moeten worden bewerkt.

Concreet betekent dit het volgende:

  • (bedrijfs)naam, adres en woonplaats/vestigingsplaats en geboorteplaats worden vervangen door omschrijvingen; de naam van een streek en/of land van herkomst, alsmede de vlucht- of reisroute in vreemdelingenzaken blijven onveranderd staan;
  • geboortedata worden vervangen door een geboortejaar;
  • sofinummers, aanslagnummers, paspoortnummers, kentekennummers en nummers van identiteitskaarten worden vervangen door een omschrijving;
  • kadastrale aanduidingen worden verwijderd, tenzij de uitspraak betrekking heeft op geschillen betreffende de ruimtelijke ordening;
  • in belastingzaken bedragen anonimiseren indien ze herkenning van de belanghebbende in de hand werken;
  • wapennummers, autokentekens en andere vergelijkbare cijfer- of alfabetreeksen waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd worden vervangen door een omschrijving.

Daarnaast worden in zaken waarin sprake is van kinderporno eventuele bestandsnamen (zoals jpg’s en avi’s) vervangen door '[bestandsnaam 1]' enz.

Op welke wijze wordt geanonimiseerd?

De te anonimiseren gegevens worden vervangen door neutrale termen. De procederende partijen worden omschreven met termen die aangeven welke rol een partij in het proces heeft. Bijvoorbeeld: eiser, verweerder, verdachte etc. Daarop geldt één uitzondering. In personen- en familierecht worden de termen 'de man' en 'de vrouw' gebruikt, omdat die termen in de uitspraak vaak al voorkomen.

De overige namen die volgens het voorgaande moeten worden geanonimiseerd zullen zo veel mogelijk worden vervangen door woorden die hun rol kwalificeren zoals:

adviesbureau, dochter van eiser, boekhouder van gedaagde, moeder van verdachte etc. In alle gevallen worden vervangingen of weglatingen tussen haken […] gezet om inzichtelijk te maken dat er iets is gewijzigd.

Vastgesteld door de plenaire redactieraad Rechtspraak.nl op vrijdag 5 oktober 2007.

In 2008 zijn deze richtlijnen door de plenaire vergadering uitgebreid door ook bestandsnamen waarbij sprake is van kinderporno te anonimiseren.

Tijdens de plenaire vergadering van 12 juni 2009 zijn de anonimiseringsrichtlijnen verder uitgebreid door ook wapennummers en dergelijke te anonimiseren

Tijdens de presidentenvergadering van 26 maart 2012 is besloten om de zin:

"Namen van publiekrechtelijke lichamen of instanties (gemeenten, provincies, waterschappen etc.) hebben geen privésfeer en worden niet geanonimiseerd, ook niet als zij zelf belanghebbende zijn."

Te vervangen door:

"Openbare lichamen en andere publiekrechtelijke instanties zoals zelfstandige bestuursorganen en rechtspersonen met een wettelijke taak hebben geen privésfeer. Zij worden niet geanonimiseerd, ook niet als ze zelf belanghebbende of verdachte zijn."

Daarnaast is besloten dat in wrakingszaken namen van gewraakte rechters niet worden geanonimiseerd.

Tijdens de vergadering van de Commissie Communicatie Webvoorzieningen van 29 maart 2013 is besloten dat de volgende zin is toegevoegd: 

"Bedrijven die in strafzaken geanonimiseerd dienen te worden en die klagen ex. art. 552A WvSv dienen ook dan geanonimiseerd te worden."

Tijdens de vergadering van de Commissie Communicatie Webvoorzieningen van 1 november 2013 is besloten  om akkoord te gaan met het voorstel van het LOVB om de anonimiseringsrichtlijnen te verduidelijken. De volgende tekst werd toegevoegd:

" In bestuursrechtelijke uitspraken is voorts anonimisering van rechtspersonen vereist indien sprake is van punitieve sancties, zoals het opleggen van een bestuurlijke boete. Bijvoorbeeld: bij het opleggen van een boete op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen of op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, dient de naam van de rechtspersoon te worden geanonimiseerd. "

De volgende passage is twee punten naar voren verplaatst.

"Gegevens omtrent samenwerkingsverbanden als een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, een maatschap of een vennootschap onder firma worden geanonimiseerd."

Deze passage is aangevuld met de tekst:

"Bijvoorbeeld: de naam van het samenwerkingsverband, adres, en vestigingsplaats. De namen van de afzonderlijke maten en vennoten dienen al te worden geanonimiseerd op grond van het zijn van natuurlijk persoon."

Verder is de volgende passage:  
“Alle gegevens die een natuurlijke persoon direct identificeren moeten worden bewerkt.
Concreet betekent dit het volgende:
• Naam, adres en woonplaats en geboorteplaats (…)”

vervangen voor:
“Alle gegevens die een natuurlijke of rechtspersoon of samenwerkingsverband direct identificeren moeten worden bewerkt.
Concreet betekent dit het volgende:
• (bedrijfs)naam, adres en woonplaats/vestigingsplaats en geboorteplaats (…)"