De fraudezaak kwam aan het licht toen de fraudeafdeling van een bank in augustus 2022 contact opnam met het notariskantoor omdat er twee opvallende betalingen waren gedaan vanaf een derdengeldenrekening. Het geld dat op zo’n rekening staat, is niet van de notaris maar van derden (anderen). Als iemand bijvoorbeeld een huis koopt, maakt hij de koopprijs over naar de derdengeldenrekening van de notaris. De notaris betaalt de koopprijs dan later door aan de verkoper. Mensen die hun geld aan de notaris toevertrouwen, moeten erop kunnen vertrouwen dat die gelden altijd direct beschikbaar zijn om aan hun verplichtingen te kunnen voldoen.

Al snel na de melding van de bank werd duidelijk dat de boekhouder van het kantoor al jarenlang geld van een derdengeldenrekening haalde en naar zichzelf overmaakte. Hij zou op deze manier in 13 jaar tijd ruim 3,1 miljoen euro hebben gestolen.

De boekhouder had voor zijn werkzaamheden de beschikking over bankpassen met een eigen pincode, waardoor hij inzage had in de derdengeldenrekeningen van het kantoor en betalingen van die rekeningen klaar kon zetten. De twee notarissen konden de klaargezette betalingen vervolgens autoriseren en uitvoeren met eigen bankpassen en pincodes. De boekhouder heeft jarenlang met gebruikmaking van de bankpas en pincode van één van de notarissen bedragen naar zichzelf overgemaakt en wel zo dat deze betalingen door de notarissen, de accountant en het Bureau Financieel Toezicht (BFT) niet zijn geconstateerd. Volgens eigen zeggen zou de boekhouder in 2008 de pincode van deze notaris hebben gekregen om (spoed)betalingen te autoriseren. Deze notaris betwist dit uitdrukkelijk.

Het BFT deed onderzoek naar de fraude en diende uiteindelijk een klacht in bij de kamer voor het notariaat. Het BFT verwijt de twee notarissen dat zij onvoldoende toezicht hebben gehouden op hun derdengeldenrekeningen. Hierdoor ontstond een zogenaamd bewaringstekort op die rekeningen, waardoor derden die in goed vertrouwen hun geld bij de notaris in bewaring hadden gesteld het risico liepen om alles kwijt te raken.

De kamer oordeelt dat de notarissen niet zorgvuldig genoeg handelden omdat zij hun bankpassen van de derdengeldenrekeningen in een (overdag niet afgesloten) kast op de financiële administratie bewaarden. Daarmee namen zij het risico voor lief dat deze passen zouden kunnen worden gebruikt door anderen dan zij zelf als hun pincode bekend zou worden. De klacht van het BFT is daarmee gegrond.

Bij het opleggen van een tuchtmaatregel stelt de kamer voorop dat de notarissen zelf op geen enkele wijze betrokken waren bij de frauduleuze praktijken van de boekhouder. Sterker nog, ook zij zijn slachtoffer van zijn daden en dit heeft voor hen en voor hun medewerkers diepe impact. Daarbij hebben de notarissen na de ontdekking van de fraude kosten noch moeite gespaard om de gevolgen van de fraude waar mogelijk te beperken en hun (betalings-)organisatie te optimaliseren.

Verder staat voor de kamer vast dat de boekhouder op dusdanig geraffineerde wijze te werk ging, dat niet van de notarissen kon worden verwacht dat zij daarop bedacht waren of dit zelf hadden kunnen ontdekken. Zo heeft de boekhouder gebruik gemaakt van vervalste betalingsopdrachten en heeft hij de bedragen die hij naar zichzelf overmaakte op slinkse wijze in de administratie weggewerkt.

Gelet op dit alles vindt de kamer een ontzetting uit het ambt of een onvoorwaardelijke schorsing in de uitoefening van het ambt te zwaar. Een voorwaardelijke schorsing zou het meest op zijn plaats zijn, maar die mogelijkheid bestaat niet in de wet. Daarom volstaat de kamer met het opleggen van een berisping aan beide notarissen en worden zij veroordeeld in de proceskosten.

Het baart de kamer zorgen dat niet alleen de notarissen, maar ook de accountant en het BFT jarenlang zijn uitgegaan van de gegevens die de boekhouder had gemanipuleerd. De kamer had verwacht dat het BFT duidelijk had gemaakt welke lessen hieruit zijn getrokken om te voorkomen dat zo’n grootschalige fraude zich kan herhalen.