Overeenkomstig artikel 26 lid 1 Wet op de rechterlijke organisatie heeft het bestuur van de rechtbank Overijssel een regeling vastgesteld voor de behandeling van klachten (d.d. 3 september 2019). Als klacht wordt aangemerkt elk schriftelijk bericht (brief of e-mail) waaruit blijkt dat iemand niet tevreden is over de wijze waarop (een medewerker van) de rechtbank Overijssel zich heeft gedragen. Niet geklaagd kan worden over de inhoud en motivering van een beslissing van een met rechtspraak belaste rechterlijke ambtenaar noch over de totstandkoming van een rechterlijke beslissing met inbegrip van de in dat kader genomen beslissing van procedurele aard.
De president, tevens voorzitter van het bestuur, is aangewezen om klachten te behandelen. De werkzaamheden van de klachtenfunctionaris zijn ondergebracht bij het bestuurssecretariaat. Vanwege personele wisselingen in het bestuurssecretariaat zijn er sinds medio oktober 2023 naast de managementassistente van het bestuurssecretariaat twee juristen uit de primaire teams betrokken bij de inhoudelijke klachtafhandeling, in elk geval voor een periode van zes maanden. Dit gebeurt tot tevredenheid en komt de snelheid en kwaliteit van de klachtafhandeling ten goede. Alle klachten van 2023 zijn op één na afgehandeld begin januari 2024.
Bij de behandeling van klachten streeft de rechtbank Overijssel naar persoonlijk contact met de klager. Als hoofdregel wordt door de klachtenfunctionaris telefonisch contact gezocht met de klager. Soms wordt de klager daarna ook nog in persoon gehoord. In 2023 is met één klager een gesprek geweest. Als de klager aangeeft dat volstaan kan worden met het telefonisch horen, wordt hij of zij daarna in beginsel niet meer in persoon gehoord. Soms zijn aanvullende acties nodig, bijvoorbeeld indien tevens sprake is van een datalek.
In 2023 zijn geen klachten afgedaan door middel van het inschakelen van een klachtenadviescommissie.
Bij de behandeling van klachten wordt gestreefd naar een snelle afdoening, volgens duidelijke procedures en in begrijpelijke taal.
Klachten, en het onderzoek dat naar aanleiding daarvan wordt ingesteld, geven inzicht in hoe het werk en het functioneren van de rechtbank Overijssel wordt ervaren. Daarmee vormen klachten een waardevolle bron van informatie om verbeteringen door te voeren. Klachten vormen een mogelijkheid voor de rechtbank Overijssel om feedback van de buitenwereld te krijgen. Van klachten kunnen we leren. Er wordt ons als het ware een spiegel voorgehouden door rechtzoekenden, professionele partijen en eventuele anderen.
Met dit jaarverslag wordt getracht om op transparante wijze inzicht te geven in de behandeling van klachten in 2023.
