Als een aanvraag binnen komt, wordt het dossier opgevraagd uit het archief. Daarna bepaalt de griffie of de aanvrager partij is in de procedure of advocaat die één van de partijen bijstaat.
Is dit het geval, dan verstrekt de griffie per gangbare post een nieuw afschrift of een nieuwe grosse van de beschikking.
Als er enige twijfel is, wordt het verzoek eerst door een secretaris of rechter beoordeeld. Blijkt dat de aanvrager geen recht heeft op een afschrift, dan verwijst de griffie naar een (eventueel gedane) geanonimiseerde publicatie op Rechtspraak.nl of naar één van de partijen uit de procedure.
