Logt u in met eHerkenning  en wilt u binnen uw organisatie een scheiding maken tussen verschillende zaakstromen? 

Wilt u blijven werken met één machtiging, voor de hele organisatie?  
Dan hoeft u niets te doen. 

Wilt u een scheiding kunnen maken tussen inzage in de dossiers in verschillende zaaksoorten (bijvoorbeeld lokale belasting, sociale zekerheid of algemeen bestuursrecht)? Bepaal samen met uw functioneel beheerder welke gebruikers een machtiging toegewezen krijgen voor hun eHerkenning.  Bepaal per gebruiker of deze toegang krijgt via de machtiging op KVK-niveau (alleen KVK-nummer) of via een machtiging op vestigingsniveau (combinatie KVK- en vestigingsnummer).

Aanmeldingen verlopen via een akkoordverklaring, die door de betrokken gerechten worden aangeleverd.

De voorwaarden voor de toegang tot het digitaal procederen zijn vastgelegd in wet- en regelgeving. Het Besluit elektronisch procederen- U verlaat Rechtspraak.nl stelt eisen aan de wijze waarop gebruikers toegang krijgen tot het digitale systeem. Voor organisaties voldoet alleen het inloggen met eHerkenning aan de eisen van dit besluit.

Naast eHerkenning kan ook met DigiD (voor particulieren) en de Advocatenpas (voor advocaten) worden ingelogd.

DigiD en de Advocatenpas zijn authenticatiemiddelen die zijn gekoppeld aan de individuele gebruiker. eHerkenning is daarentegen gekoppeld aan een organisatie op basis van het KVK-nummer (of, indien van toepassing, het vestigingsnummer) waarmee de organisatie in het Handelsregister is ingeschreven.

Ja, dat maakt verschil. Omdat DigiD en Advocatenpas aan een individuele gebruiker is gekoppeld, betekent dit dat de gebruiker (na het inloggen) alleen de dossiers kan raadplegen die aan de individuele gebruiker kunnen worden gekoppeld. In dat geval kan medewerker A niet de dossiers zien van medewerker B. Omdat eHerkenning is gekoppeld aan het KVK- of vestigingsnummer zijn alle dossiers van de organisatie raadpleegbaar.

De informatie over eHerkenning is te vinden bij Logius via Logius | eHerkenning- U verlaat Rechtspraak.nl en bij één van de erkende leveranciers (eherkenning.nl)- U verlaat Rechtspraak.nl.

De organisatie kan eHerkenning aanvragen bij één van de zes erkende leveranciers- U verlaat Rechtspraak.nl. Voor digitaal procederen is minimaal betrouwbaarheidsniveau substantieel (niveau 3) vereist. Zodra de organisatie over eHerkenning beschikt, kan zij voor één of meer medewerkers een machtiging voor de dienst ‘Digitaal procederen’ bij de Raad voor de rechtspraak- U verlaat Rechtspraak.nl aanvragen. Alleen medewerkers met deze machtiging kunnen namens de organisatie digitaal procederen.

De wetgever heeft in het Besluit elektronisch procederen- U verlaat Rechtspraak.nl bepaald dat inloggen met eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau substantieel (niveau 3) voldoende veilig is.

De Rechtspraak heeft voorafgaand aan het gebruik van eHerkenning binnen het systeem Digitale Toegang (hierna: DT) getoetst aan de privacywetgeving en de eisen die gelden voor de informatiebeveiliging, Het gebruik van eHerkenning binnen DT heeft deze toetsen doorstaan. De Rechtspraak heeft mitigerende maatregelen genomen om het gebruik van DT door organisaties zoveel als mogelijk in lijn te laten zijn met de vereisten die voortvloeien uit privacywet- en regelgeving en de vereisten die gelden voor informatiebeveiliging, waaronder maar niet beperkt tot goede voorlichting, het opnemen van een filterfunctie en het mogelijk maken van het inloggen met een combinatie van het KVK-nummer en het vestigingsnummer. Zie verder onder de vraag “Wat kan mijn organisatie doen om eventuele privacyrisico’s zoveel mogelijk te beperken?”

Ja. Een organisatie kan één of meer medewerkers machtigen voor de dienst  ‘Digitaal procederen’- U verlaat Rechtspraak.nl. Iedere gemachtigdeIemand die als vertegenwoordiger namens een partij optreedt in de procedure. medewerker kan vervolgens met eHerkenning inloggen.

Een medewerker die met eHerkenning inlogt, krijgt toegang tot alle dossiers van de procedures die aan de organisatie zijn gekoppeld. Dit betekent dat iedere gemachtigde medewerker alle dossiers van de organisatie kan raadplegen.

Dit volgt uit de toelichting op het Besluit elektronisch procederen[1]. Daarin is het volgende bepaald:

• “Personen die via eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau «substantieel» inloggen, krijgen toegang tot alle berichten en stukken van die rechtspersoon. Het is aan de rechtspersoon om te bepalen wie mag inloggen en daarmee geautoriseerd zijn om hier kennis van te nemen.”

 Het is vervolgens aan de organisatie om te bepalen welke medewerkers een machtiging krijgen en daarmee bevoegd zijn om van deze dossiers kennis te nemen. Een gelijkluidende bepaling is opgenomen in artikel 3.2 van het Reglement inzake toegang tot en gebruik van systeem DT Rechtspraak (pdf, 304 KB).

De koppeling tussen een inlogmiddel en een zaak ontstaat, wanneer de organisatie met het inlogmiddel een zaak start. De griffieAdministratieve afdeling van een gerecht. van het gerechtRechtsprekende instantie. Bijvoorbeeld: rechtbank, gerechtshof, Centrale Raad van Beroep, College van Beroep voor het bedrijfsleven, Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, Hoge Raad. zal dan de organisatie - met het inlogmiddel dat gebruikt is -  koppelen aan de nieuwe zaak. Hetzelfde geldt als de organisatie zich voegt in een bestaande zaak door zich met het inlogmiddel aan te melden in een lopende zaak. Ook in dat geval koppelt de griffie van het gerecht de organisatie met het inlogmiddel van die organisatie aan de zaak.

[1] Staatsblad 2020, 410 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen- U verlaat Rechtspraak.nl, toelichting op het eerste lid, onderdeel f

Op grond van het Besluit elektronisch procederen krijgt een medewerker die met eHerkenning inlogt toegang tot alle dossiers die aan de organisatie zijn gekoppeld. Het is aan de organisatie om te bepalen welke medewerkers hiervoor een machtiging krijgen. De organisatie moet op basis van privacywetgeving kunnen onderbouwen waarom toegang voor deze medewerkers vanuit hun werkzaamheden noodzakelijk is.

Voor kleine organisaties is dat doorgaans goed te organiseren. Voor grotere organisaties met veel of verschillende procedures zijn er verschillende manieren om de toegang organisatorisch en technisch in te richten en eventuele privacyrisico's zoveel mogelijk te beperken.

1. Beperk het aantal gemachtigde medewerkers (digitale postkamer)

Een effectieve manier om privacyrisico's te beperken is het aantal medewerkers met een machtiging voor de dienst ‘Digitaal procederen’ zo klein mogelijk te houden. Veel organisaties kiezen voor een digitale postkamer.

Het uitgangspunt van ‘Digitaal procederen’ is vergelijkbaar met de vroegere papieren post. Waar papieren processtukken centraal werden ontvangen en vervolgens intern werden verspreid, kan ook de digitale ontvangst centraal worden georganiseerd. Eén of enkele gemachtigde medewerkers ontvangen alle berichten van de Rechtspraak, openen deze en zorgen ervoor dat de documenten bij de juiste juridische medewerker of afdeling terechtkomen. Uitgaande stukken worden vervolgens via dezelfde medewerkers weer in het juiste digitale dossier geüpload. Deze werkwijze beperkt het aantal medewerkers dat toegang heeft tot alle dossiers en heeft zich ook bij grote organisaties in de praktijk bewezen.

Door een beperkt aantal medewerkers te machtigen met als taak het verwerken van digitale post en het verstrekken van informatie uit digitale dossiers, is van een onbevoegde kennisname van stukken en dossiers geen sprake. Als een organisatie veel medewerkers machtigt om gebruik te maken van de dienst  ‘Digitaal procederen’- U verlaat Rechtspraak.nl, vergroot deze de kans aanzienlijk dat onbevoegd dossiers en poststukken worden ingezien. De Rechtspraak heeft geen mogelijkheid een eventuele onbevoegde kennisname te monitoren of te controleren.

2. Gebruik een systeemkoppeling

Aansluitpunt Rechtspraak

Organisaties met veel procedures kunnen een systeemkoppeling maken met de Rechtspraak. De ontvangen stukken worden dan automatisch verwerkt in het eigen systeem van de organisatie. Van daaruit kunnen dossiers aan de juiste medewerker worden toegewezen en kunnen autorisaties binnen het eigen systeem worden ingericht. Er zijn softwareleveranciers die applicaties aanbieden waarin een systeemkoppeling met de Rechtspraak al is geïntegreerd. Met deze applicaties kan de organisatie ook de toegang van medewerkers tot dossiers beheren.

3. Maak gebruik van vestigingsnummers

Elke organisatie die staat ingeschreven in het Handelsregister bij de KamerOnderdeel van een rechterlijk college, zoals een strafkamer, belastingkamer, vreemdelingenkamer of militaire kamer. Zie ook: Enkelvoudige kamer en Meervoudige kamer. van Koophandel heeft naast een KVK-nummer ook een vestigingsnummer. In de loop van 2026 kan de Rechtspraak onderscheid maken tussen inloggen met een KVK-nummer en inloggen met een vestigingsnummer. Hierdoor kan een organisatie met een inschrijving bij de KVK twee of meer inlogmiddelen voor eHerkenning creëren (afbeelding (pdf, 168 KB)). Per inlogmiddel kunnen verschillende medewerkers gemachtigd worden om van dit inlogmiddel gebruik te maken. Ook hier zal de organisatie een afweging moeten maken voor welke medewerkers een machtiging noodzakelijk is gezien hun werkzaamheden (zie onder 1).

Organisaties die onder hetzelfde KVK-nummer meerdere inschrijvingen hebben die elk weer een uniek vestigingsnummer hebben, kunnen voor elk vestigingsnummer een inlogmiddel maken.

Ook bij het inloggen met een inlogmiddel dat alleen het KVK-nummer of alleen het vestigingsnummer bevat, zal de medewerker die inlogt, alle zaken zien die aan dat inlogmiddel gekoppeld zijn.

De koppeling tussen een inlogmiddel en een zaak ontstaat, wanneer de organisatie met het inlogmiddel een zaak start. De griffie van het gerecht zal dan de organisatie - met het inlogmiddel dat gebruikt is - koppelen aan de nieuwe zaak. Hetzelfde geldt als de organisatie zich voegt in een bestaande zaak door zich met het inlogmiddel aan te melden in een lopende zaak. Ook in dat geval koppelt de griffie van het gerecht het inlogmiddel van de organisatie aan de zaak.

4. Gebruik de filtermogelijkheden in het portaal

Na het inloggen kan een medewerker gebruikmaken van de filtermogelijkheden in het portaal om bijvoorbeeld alleen de dossiers van de eigen zaakstroom te tonen. De filterfunctie is bedoeld om het werken in het portaal overzichtelijker te maken door in alle dossiers te kunnen zoeken en filteren op bepaalde kenmerken.

Nee. De Rechtspraak beschikt niet over logging- of monitoringgegevens van het gebruik van eHerkenning binnen uw organisatie en kan deze daarom niet verstrekken. Wilt u inzicht in verleende machtigingen of het gebruik daarvan, dan kunt u daarvoor terecht bij uw machtigingenbeheerder of uw eHerkenningsleverancier. Welke logging beschikbaar is, hangt af van de dienstverlening van uw eHerkenningsleverancier en van de inrichting van uw eigen organisatie.

Bij de ontwikkeling van het systeem Digitale Toegang is rekening gehouden met het voldoen aan de wettelijke bepalingen rondom privacy en informatiebeveiliging (zie Privacy) en zijn de nodige assessments en onderzoeken uitgevoerd om dit te waarborgen. Bij de ontwikkeling moest daarnaast worden voldaan aan de wettelijke bepalingen over de digitale toegang. Zo schrijft de eIDAS-verordening- U verlaat Rechtspraak.nl de voorwaarden voor waaraan de inlogmiddelen moeten voldoen.[1] In dit geval voldoet alleen  eHerkenning in Nederland als publiek inlogmiddel voor rechtspersonen. In de toelichting bij het Besluit elektronisch procederen is het volgende bepaald:

• “Personen die via eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau «substantieel» inloggen, krijgen toegang tot alle berichten en stukken van die rechtspersoon. Het is aan de rechtspersoon om te bepalen wie mag inloggen en daarmee geautoriseerd zijn om hier kennis van te nemen.”

Digitale Toegang voldoet daarmee aan de in het Besluit elektronisch procederen gestelde eisStrafrecht: Straf die de verdachte volgens de officier van justitie zou moeten krijgen. Civiel recht: wat iemand in een rechtszaak eist van de tegenpartij. van toegang (eHerkenning) en de wetgever heeft bepaald dat de organisatie na het inloggen toegang krijgt tot alle berichten en stukken[2].

[1] Artikel 8, tweede lid, onder b, van de Verordening - 910/2014 - EN - e-IDAS - EUR-Lex- U verlaat Rechtspraak.nl

[2] Bij het vaststellen van het Besluit elektronisch procederen is een Voorhangprocedure gevolgd (zie blz. 9 van de Toelichting op het Besluit stb-2020-410.pdf- U verlaat Rechtspraak.nl)

Voorafgaand aan elke introductie van Digitale Toegang in een zaakstroom worden de privacy- en beveiligingsrisico’s opnieuw beoordeeld. Het gebruik van eHerkenning binnen Digitale Toegang heeft telkens deze toets doorstaan. Ook tijdens de verdere ontwikkeling en het gebruik van Digitale Toegang worden deze risico’s gemonitord. Indien noodzakelijk worden mitigerende maatregelen getroffen.