De betrokken partijen krijgen een oproep van de rechtbank om te verschijnen in het gemeentehuis. Via video voeren ze een gesprek over hun verzoek, samen met de beoogd bewindvoerder of mentor en met de medewerkers van de rechtbank. De gemeente faciliteert en ondersteunt de rechtbank. Dat houdt in dat de gemeente zorgt voor een ruimte met videoapparatuur en begeleiding van de betrokkenen. 

Als betrokkenen de behandeling van hun zaak liever bijwonen in de rechtbank, dan kunnen ze dat melden. Deelname via video is dus vrijwillig.