Brieven die vanuit de Rechtspraak verstuurd worden, zijn vaak juridisch en - soms onnodig – ingewikkeld. Dat kan de ontvanger in verwarring brengen – en dat is het laatste wat we willen. In het kader van het programma tijdige rechtspraak, is daarom begonnen brieven aan rechtzoekenden te herschrijven, waaronder brieven die gaan over ondertoezichtstelling.

In rechtbank Den Haag worden sinds enige tijd deze OTS-brieven gebruikt en dat bevalt, zegt Dennis uit het team Jeugd- en Zorgrecht. 'We merken het bijvoorbeeld aan inkomende mailtjes, brieven en telefoontjes met vragen. Die krijgen we minder. En de vragen die we krijgen, zijn concreter. Ook bieden we meer contactmogelijkheden en dat op een toegankelijker manier. Voorheen was het meer op onszelf gericht, dus “stuurt u maar een brief, dat komt ons het beste uit." Hoe we het nu doen is meer van deze tijd, even mailen of op een link met meer informatie klikken. Jongeren weten ons bijvoorbeeld sneller te vinden.'

Meer en makkelijker
De aanpassingen zijn grondig tot stand gekomen. Zo werd er de klantreis voor een ondertoezichtstelling bij familie en jeugd uitgevoerd. De brieven werden daarin meegenomen. Rechtzoekenden en Rechtspraak medewerkers vanuit het land, waaronder het team van Dennis, gaven input op de aanpassingen. Naast het taalgebruik en de hoeveelheid tekst is ook de opbouw van de brief veranderd. Er staat nu op overzichtelijke wijze waarom iemand deze brief krijgt, wat de ontvanger moet doen en wat hij of zij kan verwachten. En dat allemaal gekoppeld aan een concreet stappenplan. Al met een echte verbetering voor de ontvangers van deze brief. (Kijk hier naar de ervaringen van ons brievenpanel: Nieuwe brieven - YouTube)

Knelpunten en kleine stapjes
Ook de nieuwe brieven blijven ze kritisch bekijken, zegt Dennis. 'Bij sommige kwamen we toch nog inhoudelijke punten tegen. Dat geven we door aan de landelijke projectgroep zodat het bij de volgende versie wordt aangepast. En het goede daarvan: omdat alle gerechten hieraan meewerken, gebeurt dat kritisch meelezen overal in het land.' Zo wordt tijdige rechtspraak gerealiseerd. In kleine stapjes die niet altijd goed meetbaar zijn. Er is niet 1 knop of 1 oplossing. Maar we werken op veel gebieden aan de optimalisatie van de werkprocessen. En door op veel gebieden kleine stapjes te zetten, gaan we samen vooruit.  Dat doen we voor de rechtzoekende die moet kunnen vertrouwen op tijdige rechtspraak.