Het duurt nog wel even voordat digitaal procederen voor advocaten verplicht wordt in het bestuursrecht, zei Harten tegen de toehoorders. De wetgeving moet nog worden goedgekeurd door het parlement en vervolgens is er een implementatieperiode van 6 maanden voordat het papieren dossier in nieuwe zaken echt verdwijnt. ‘Maar u kunt nu alvast vlieguren maken. Probeer het rustig uit, dan leert u er alvast mee omgaan en kunt u uw kantoor voorbereiden op digitaal procederen. We zitten in een pilotfase, het systeem is nog in ontwikkeling. Maar corresponderen en stukken uploaden in een digitaal dossier, dat lukt allemaal.’

Procederen via het portaal Mijn Rechtspraak heeft grote voordelen volgens Harten. ‘Je hoeft niet te wachten tot het dossier helemaal door de molen is gegaan, maar kunt direct meekijken. Elke keer als iets wordt toegevoegd, krijgt u een notificatie via de mail. Het went heel snel. Het enige dat u nodig heeft, is een advocatenpas om in te loggen, een snelle internetverbinding voor het uploaden van stukken, een viewer om pdf’s te lezen en een scanner.’

Er verandert wel het een en ander: ‘Als termijnen worden gesteld, gaan die lopen op het moment dat de rechtbank een verzoek - bijvoorbeeld om een verzuim te herstellen - verzendt. En het moment waarop de rechtbank een stuk ontvangt, bepaalt of het op tijd binnen is. Een uitzondering geldt als het systeem van de Rechtspraak eruit ligt aan het einde van de termijn, dan kunt u even niets digitaal indienen en zal het later moeten gebeuren. Een termijnoverschrijding om die reden zal doorgaans verschoonbaar zijn.’

Wil de rechter een zaak schriftelijk afdoen, zonder zitting, dan hoeft hij niet meer te wachten op instemming van de partijen. ‘Vaak horen wij niets op ons voorstel om de zaak zonder zitting af te doen en zitten wij klaar zonder dat partijen verschijnen’, zegt Harten. ‘Daarmee gaat kostbare zittingscapaciteit verloren. De wetgever heeft dat nu omgedraaid: wie zwijgt, stemt in met het voorstel. Laat na het verzoek van de rechtbank dus bijtijds weten of u een zitting nodig acht.’ En dan het toevoegen van lijvige stukken: op zich geen probleem. ‘Maar de wetgever verwacht wel dat partijen aangeven welk gedeelte van de tekst zij met name van belang vinden voor de ondersteuning van hun stellingen. Anders loopt u het risico dat de rechter het stuk ongelezen terzijde schuift.’

Als Harten op een groot scherm stap voor stap heeft laten zien hoe zo’n digitale procedure werkt, komen er veel vragen los. Over het invullen van de verschillende velden bijvoorbeeld. ‘Als ik daar te lang over doe, word ik er dan uitgegooid?’ en: ‘Kan ik tussentijds opslaan en later doorgaan?’ Harten adviseert om grote teksten eerst in een tekstverwerkingsprogramma te schrijven en vervolgens als bestand te uploaden. Ook het gebruik van de advocatenpas roept vragen op: hoe machtig je bijvoorbeeld een collega die jou waarneemt, of een kantoormedewerker die voor verschillende advocaten werkt? De Orde van Advocaten is bezig de mogelijkheden van de advocatenpas daartoe uit te breiden, weet Harten. ‘Mogen we nog wel papier gebruiken op de zitting, bijvoorbeeld voor een pleitnota?’, vraagt iemand. Dat kan. ‘Maar dan zal de rechter u waarschijnlijk vragen dat stuk na afloop alsnog toe te voegen aan het digitale dossier.’

Harten haalt ook veel waardevolle informatie op. Zo waarschuwt een advocate dat een digitale uitspraak in het buitenland vaak niet geaccepteerd zal worden. ‘Dat werkt vast prima in de Verenigde Staten, maar daar hoef ik in Ethiopië, Ecuador of Noord-Korea echt niet mee aan te komen. Een stuk papier met een stempel doet het daar heel goed!’ Een uitspraak voorzien van een digitale handtekening zal op rechtspraak.nl te verifiëren zijn, maar er komen geen gewaarmerkte papieren afschriften meer, zegt Harten. Wellicht kan een notariële verklaring over de echtheid van een papieren afschrift uitkomst bieden, denkt hij.

Harten haalt ook veel waardevolle informatie op. Zo waarschuwt een advocate dat een digitale uitspraak in het buitenland vaak niet geaccepteerd zal worden. ‘Dat werkt vast prima in de Verenigde Staten, maar daar hoef ik in Ethiopië, Ecuador of Noord-Korea echt niet mee aan te komen. Een stuk papier met een stempel doet het daar heel goed!’ Een uitspraak voorzien van een digitale handtekening zal op rechtspraak.nl te verifiëren zijn, maar er komen geen gewaarmerkte papieren afschriften meer, zegt Harten. Wellicht kan een notariële verklaring over de echtheid van een papieren afschrift uitkomst bieden, denkt hij.

Voorlopig kunnen vreemdelingenadvocaten alleen digitaal procederen bij de rechtbanken Amsterdam, Noord-Holland, Overijssel, Limburg, Oost-Brabant, Noord-Nederland en Zeeland-West-Brabant. De rest van Nederland volgt half januari 2016. Advocaten zijn van harte welkom op voorlichtingsbijeenkomsten die nog volgen (zie schema). U kunt zich aanmelden via e-mail: kei@rechtspraak.nl, onder vermelding van de kantoornaam en het aantal personen. Als er specifieke vragen zijn, kunnen die in de aanmeldingsmail worden vermeld.

Data en locaties voorlichtingsbijeenkomsten