Vanwege de uitbraak van het coronavirus in Nederland besloot de Rechtspraak vanaf dinsdag 17 maart 2020 de gerechten te sluiten. Ook de Centrale Raad van Beroep sloot zijn deuren voor bezoekers. Alleen (zeer) urgente zaken, in het geval van de Centrale Raad van Beroep de voorlopige voorzieningen (vovo’s), zouden doorgang kunnen vinden. Dit onder strikte waarborgen en zo veel mogelijk met gebruikmaking van audiovisuele mogelijkheden voor het horen van partijen. Zittingen werden voor onbepaalde tijd aangehouden en er werd overal, en met name op de administratie, de griffie, de facilitaire dienst en de bedrijfsvoering, heel hard gewerkt om te zorgen dat in die eerste weken een aantal werkzaamheden doorgang konden vinden. Thuiswerken werd het devies.
Wekelijks werd gekeken hoe de daaropvolgende zittingsweken eruit zouden zien, rekening houdend met wat er op landelijk niveau door het kabinet en het landelijk Crisis Management Team Rechtspraak aan (nieuwe of aangepaste) maatregelen werd voorgesteld.
Er werden andere werkwijzen onderzocht en in gebruik genomen om toch zoveel mogelijk zaken te kunnen afhandelen en de ‘schade’ aan de tijdigheid van zaken te beperken.
Digitaal werken kwam hierdoor in een stroomversnelling.
Zaken zonder zitting
In alle zaken die in de maanden maart en april op zitting stonden gepland en die vanwege de coronamaatregelen waren uitgesteld, zijn brieven uitgegaan aan partijen met het verzoek of de zaak zonder zitting kon worden afgedaan. In ongeveer 50% van die zaken is door partijen daarvoor toestemming verleend.
Online zittingen
Toen het gerechtsgebouw ook voor de Centrale Raad van Beroep werd gesloten, is meteen hard gewerkt aan het inrichten van het digitale zittingsproces.
Er werd een IT-ondersteuner aangenomen die medewerkers en procespartijen kon ondersteunen bij het houden van online zittingen. Daarnaast heeft de IT-ondersteuner samen met de andere ICT-medewerkers een grote bijdrage geleverd aan het technisch inrichten van het proces en de ruimtes. Zittingszalen werden geschikt gemaakt voor online zittingen. Alle zittingszalen kregen Skypemogelijkheden. Op 8 mei 2020 werd de eerste online beeldzitting via Skype gehouden.
Online zittingen vinden plaats vanuit een digitale zittingszaal, maar ook vanuit huis. Daarnaast werden zogenoemde hybride zittingen georganiseerd, een combinatie van online deelname en fysieke aanwezigheid van procespartijen en/of de zittingscombinatie (rechter(s) en juridische ondersteuning). Uitgangspunt was dat iedereen die online aan de zitting wilde deelnemen, daarvoor de gelegenheid moest krijgen. Ook als het verzoek op het laatste moment werd gedaan. Deze keuze werd ingegeven door het belang van de gezondheid van bezoekers en medewerkers en omdat de procespartijen van de Centrale Raad van Beroep uit het hele land komen. Met bestuursorganen werden afspraken gemaakt over het online bijwonen van zittingen. Sommige bestuursorganen hebben ervoor gekozen om dit in het merendeel van de zaken te doen.
Soenita Saueressig (bode) en Rick Groeneweg (IT-ondersteuner) waren nauw betrokken bij het opzetten van de online zittingen. Groeneweg: ‘In het begin verstuurde ik de online uitnodiging, zorgde ik voor een testverbinding en startte ik de online zitting op. Nu hebben collega’s een deel van die taken overgenomen.’ Groeneweg stond iedere zitting klaar om in te springen als er technisch iets mis ging. Als bode stond Saueressig klaar voor de partijen die zich fysiek dan wel online meldden. Ook werd ze vaak ingeschakeld door raadsheren die hulp nodig hadden bij een online zitting. Het viel Saueressig op dat sommige collega’s het skypen snel oppakten, dit waren meestal collega’s die veel thuiswerkten en er zo handig in werden. Ook de ondersteuning van de zittingsgriffiers droeg bij aan het soepel verlopen van de online zittingen. Volgens Groeneweg was er aan het begin helemaal niets en is er daarna heel snel opgebouwd. ‘In het begin waren er alleen een paar schermen. Nu kan er in alle zittingszalen geskypet worden.’ Er is volgens hem echt een prestatie geleverd en er is nog steeds een stijgende lijn zichtbaar.
Saueressig en Groeneweg zien allebei de duidelijke meerwaarde van online zittingen, ook na corona. Saueressig noemt als voorbeeld een aantal groepen voor wie een online zitting heel handig kan zijn: ‘Allereerst advocaten die voor een zitting bij de Raad nog een andere zitting hebben die uitloopt, die moeten de mogelijkheid krijgen om online aan de zitting deel te nemen. En ook mensen die minder mobiel zijn en mensen die uren moeten rijden voor een zitting.’ Het is volgens Groeneweg een goede back-up: ‘Het kost aan het begin meer tijd dan een fysieke zitting, maar als je het goed doet levert het veel voordelen op.’
Digitaal werken in stroomversnelling
Vanaf januari 2020 tot eind 2020 hebben 16 zittingen met digitale dossiers plaatsgevonden. De zittingen zijn met alle direct betrokkenen tussentijds geëvalueerd met het doel de werkwijze waar nodig met aanpassingen voort te zetten en gaandeweg uit te breiden totdat de landelijke applicatie Digitaal Werk Dossier (DWD) beschikbaar komt. Een andere ontwikkeling is de invoering van het landelijke systeem voor het Veilig Mailen via ‘Zivver’. Daarmee is voorzien in de behoefte van medewerkers en ketenpartijen om vertrouwelijke informatie op een beveiligde manier digitaal te kunnen uitwisselen. Door COVID-19 is de invoering van Zivver in een stroomversnelling geraakt. Sinds begin juni hebben alle medewerkers van de Centrale Raad van Beroep beschikking over Zivver. Veilig Mailen is een belangrijke aanvulling in de digitale toegankelijkheid van de Rechtspraak en dus ook in die van de Centrale Raad van Beroep.