Op 23 maart waren zo’n 80 juridische professionals bijeen in een propvolle zaal in het Beatrixgebouw in Utrecht, op uitnodiging van KEI, het moderniseringsprogramma van de Rechtspraak. Juristen van zo’n 45 bestuursorganen als gemeenten, ministeries, Rijkswaterstaat, IND, Raad van State, de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit of COA werden meegevoerd in de toekomstige manier van werken in bestuursrechtelijke procedures. Digitaal procederen wordt voor bestuursorganen naar verwachting in 2018 verplicht, en dat betekent een andere manier werken. De procesdeelnemers moeten dan hun gegevens en documenten via de digitale weg aan rechtbank of gerechtshof verstrekken. De sprekers schetsten daarvoor 2 wegen: het webportaal Mijn Rechtspraak en het Aansluitpunt Rechtspraak.

Wat is het verschil tussen die 2? Dat zit hem vooral in de automatiseringsgraad. Mijn Rechtspraak is een webportaal, geheel beveiligd te bereiken via www.rechtspraak.nl, terwijl het Aansluitpunt Rechtspraak een directe, veilige koppeling is tussen het systeem van de Rechtspraak en het systeem van het bestuursorgaan.

Kiest de organisatie om te werken via Mijn Rechtspraak, dan logt men op het webportaal in om bij het digitale dossier te komen dat in het portaal ‘ligt’. Ook gaat men daarheen om documenten te uploaden of gegevens in te voeren via webformulieren. Voor deze manier van werken hoeft het bestuursorgaan zijn eigen systeem niet te veranderen.
Heel anders is dat bij het Aansluitpunt Rechtspraak: dit ’stopcontact van de Rechtspraak’ zorgt in combinatie met de juiste ‘stekker’ van het bestuursorgaan voor een volledig geautomatiseerde uitwisseling van gegevens. Het digitale dossier bevindt zich in dit geval in het eigen systeem van het bestuursorgaan en de gegevens van de Rechtspraak komen automatisch in het dossier terecht.

Bij beide manieren van werken moeten de organisaties intern aan de slag om werkprocessen aan te passen. ‘Goed dat we nu op de hoogte worden gebracht en logisch dat de Rechtspraak digitaliseert,’ stelt een deelnemer in de pauze, ‘het is wel duidelijk dat we intern moeten nagaan wat dit voor ons betekent.’ ‘Wij gaan intern eens goed bespreken wat de gevolgen zijn voor onze organisatie’, vertelt een ander. ‘We hebben zo’n 400 zaken per jaar, dus ik denk dat het voor ons niet rendabel is om met het Aansluitpunt te werken. Op dit moment scannen wij het dossier in één keer in zodat we het digitaal kunnen bewaren, maar straks zullen we de documenten via Mijn Rechtspraak mogelijk per stuk moeten aanleveren. Dat betekent dat we metadata aan de stukken moeten toevoegen’, en, voegt hij toe, ‘dat zal meer tijd kosten.’

Bestuursorganen en andere professionele partijen die willen gaan werken via het Aansluitpunt, moeten ook aan de slag, want zij moeten hun eigen ‘IT-stekker’ ontwikkelen. Er valt geen algemene uitspraak te doen over de grootte van het zaaksvolume waarbij het zinnig en rendabel is te kiezen voor het Aansluitpunt, is de boodschap. Verschillende factoren kunnen van invloed zijn op die beslissing, die door de procespartij zelf genomen moet worden. ‘Het is een samenspel van factoren. Het aantal zaken dat je doet en de omvang van de dossiers bijvoorbeeld, want het uploaden van dikke dossiers is veel werk. Ook de mate van digitalisering van de organisatie kan meewegen in het besluit: hoever ben je, heb je wellicht sowieso plannen om vernieuwingen door te voeren?’ En het is de vraag of je het in je eentje moet doen. De deurwaarders ontwikkelen bijvoorbeeld gezamenlijk een ‘hub’ waar een individueel kantoor op ‘in kan prikken’. Grote advocatenkantoren zijn een samenwerkingsverband aangegaan en ook de VNG overweegt om ‘knooppunten’ te ontwikkelen. De IND heeft al een ‘stekker’ ontwikkeld en kan tips geven. In de gangen rond de bijeenkomst zijn al contacten gelegd.

Kortom, er is werk aan de winkel, aan beide zijden. De Rechtspraak wil een algemeen (‘generiek’) aansluitpunt ontwikkelen dat in een brede functionele behoefte voorziet. Daartoe worden de aanwezigen opgeroepen om hun wensen uiterlijk 15 april 2016 kenbaar te maken, hoewel die mogelijk niet alle gehonoreerd zullen worden. ‘Wel kort dag’, is de reactie van aanwezigen, want die moeten intern met hun IT-afdelingen om de tafel. Ook mogen de deelnemers aangeven of ze willen meedoen aan een workshoptraject dat hiervoor in april en mei gaat lopen. Het lijkt erop dat velen daarbij willen zijn, al was het alleen maar om op de hoogte te blijven en van elkaar te leren. Duidelijk is dat de Rechtspraak vaart wil maken.