Dat was de boodschap van Monique Commelin, directeur van het digitaliserings- en moderniseringsprogramma Kwaliteit en Innovatie van de Rechtspraak, tijdens een workshop op de Dag van de Bedrijfsvoering (donderdag 9 juni) voor overheidsorganisaties.
De Rechtspraak gaf deze workshop samen met de IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst). Hierin draaide het om de te leren lessen wanneer overheidsorganisaties hun digitale systemen aan elkaar koppelen.

Organisaties zijn in de regel ver met de digitalisering van hun eigen werkprocessen. Er ontstaan niet zelden problemen als er informatie moet worden uitgewisseld tussen organisaties (‘iedereen is gedigitaliseerd, maar niet op elkaar’, merkte een bezoeker op). Voor overheidsorganisaties is dat een grote zorg: voor de klant, of dat nu een advocaat, bedrijf of burger is, is er maar 1 overheid. Klanten hebben er immers geen boodschap aan dat verschillende overheidsorganisaties betrokken zijn bij hun issue.
Er is urgentie om een en ander goed te regelen: professionele procespartijen, zoals de IND maar ook het UWV, de Belastingdienst en advocaten, zijn binnen afzienbare tijd verplicht digitaal te procederen (wanneer precies is nog niet bekend, dit is afhankelijk van wanneer de wetgeving door het parlement is aangenomen).  

Sinds eind 2014 wisselt de IND digitaal informatie uit met de Rechtspraak via een zogenoemde systeemkoppeling. De IND is voorloper, inmiddels zijn zo’n 1.500 dossiers helemaal digitaal. De directe aanleiding voor de IND om deze overeenkomst met de Rechtspraak aan te gaan was een trieste: de zelfmoord van de Russische asielzoeker Dolmatov, wiens gegevens door het werken op papier en met de fax niet tijdig en niet goed waren verwerkt. Voor het ministerie van Veiligheid en Justitie, waar het IND onderdeel van uitmaakt, was dit aanleiding snelheid te maken met de digitalisering van de informatie-uitwisseling tussen de Rechtspraak, het Centraal Inschrijfbureau Vreemdelingenzaken (CIV) en de IND. Hierdoor wordt bewerkstelligd dat informatie 24/7 raadpleegbaar en accuraat is. Dat geldt niet alleen voor de Rechtspraak, de IND en het CIV, maar ook voor andere partijen als de politie en de marechaussee. 

Annemieke van Dam van de IND en Monique Commelin zetten tijdens de workshop uiteen dat een aantal zaken van groot belang is als partijen samen gaan werken.
Het misschien wel allerbelangrijkste is dat er continu wordt gewerkt aan de relatie, de zogenoemde ‘zachte kant van digitalisering’. Vertrouwen hebben in elkaar, van elkaar weten waar aan wordt gewerkt, elkaar op de hoogte brengen als er even iets niet lukt – het bepaalt voor een groot deel het succes, aldus Commelin en Van Dam. Hierbij hoort ook het delen van succes. Bij bijvoorbeeld de duizendste digitale asielzaak zijn er snoeppotten verstuurd naar alle rechtbanken, de projectteams en de IND.

Ook belangrijk is steeds het uiteindelijke doel voor ogen te hebben. Terwijl iedereen last heeft van de overgangsfase, is het uiteindelijke resultaat dat straks efficiënter kan worden gewerkt en sneller over alle gegevens kan worden beschikt. Dat is voor het werkplezier prettig en - waar het uiteindelijk natuurlijk om draait - de klant wordt straks beter bediend.

Gezamenlijk periodiek evalueren is eveneens van groot belang: blik samen met alle betrokkenen terug en benoem wat goed ging en wat beter moet. Dit zorgt er voor dat ‘ketendenken’ voorrang kan krijgen boven het belang van de eigen organisatie.

Het formuleren van randvoorwaarden kwam ook als belangrijk punt ter sprake. In het specifieke geval van de IND en de Rechtspraak kwam het bijvoorbeeld voor dat in een zaak de rechter al de beschikking had over digitale middelen, maar de vreemdelingenadvocaat werkte nog met een papieren dossier en de vertegenwoordiger van de IND had geen laptop. Duidelijk zal zijn dat in dit geval niet aan de randvoorwaarden werd voldaan voor een succesvolle samenwerking.

Monique Commelin: ‘Digitaal werken is wennen voor iedereen. Organisaties hebben vaak al hun handen vol aan zichzelf, en dan moeten ze ook nog eens onderling digitaal informatie uit gaan wisselen, dus rekening houden met elkáár. De samenwerking met de IND heeft ons veel geleerd. Die lessen passen we uiteraard toe op volgende stappen die we zetten, als ook andere organisaties op deze manier met de Rechtspraak gaan communiceren.’

Zie ook: Modernisering rechtspraak (KEI)