Het gemeenteraadslid (ook fractievoorzitter en lid van het Presidium in Veldhoven) was in juni 2021 afwezig tijdens een presidiumvergadering. De vrouw stelt dat er toen uitspraken over haar zijn gedaan, maar dat deze niet zijn vermeld in het verslag van de vergadering. Op grond van de Wet open overheid (Woo) diende ze in juli 2021 een verzoek in bij de gemeenteraad om alle informatie over de presidiumvergadering openbaar te maken.

Het Woo-verzoek zag onder meer op schriftelijke stukken, maar ook ander materiaal, zoals onder meer een audio-opname van de vergadering. In november 2021 besloot de raad om het verzoek niet in behandeling te nemen. Na bezwaar van de vrouw en op advies van de bezwaarschriftencommissie, besloot de raad in juni 2022 om het verslag alsnog deels openbaar te maken; de namen van de deelnemers aan de vergadering waren weggelakt De audio-opname van de vergadering, die diende ter ondersteuning van de griffier, werd direct verwijderd nadat het verslag was opgesteld en kon dus niet aan de vrouw worden verstrekt.

De rechtbank vindt het aannemelijk dat de presidiumvergaderingen een besloten karakter hebben. Dit is bedoeld om met een beperkt gezelschap vertrouwelijk onderwerpen te bespreken. De rechtbank oordeelt dan ook dat de raad het deels openbaar maken van het document mocht weigeren. Latere openbaarmaking van standpunten die in beslotenheid zijn uitgesproken, kan namelijk een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de deelnemers met zich meebrengen.

De audio-opname van de vergadering werd door de raad verwijderd nadat het verzoek om openbaarmaking werd ingediend. Dat mag niet, oordeelt de rechtbank. Als zo’n verzoek wordt gedaan, heeft een bestuursorgaan de plicht om documenten waarop dat verzoek betrekking heeft volledig te bewaren en ook te waarborgen dat dit gebeurt. De rechtbank oordeelt echter dat de raad niet opnieuw naar het verzoek van de vrouw hoeft te kijken, omdat er geen reden is om aan te nemen dat de opname nog beschikbaar is en die dus ook niet meer aan de vrouw kan worden verstrekt.