Het mediationbureau gaat na of zowel de verdachte als het slachtoffer ja zeggen tegen mediation. Is dat het geval? Het mediationbureau:

• wijst 2 mediators aan die passen bij de soort strafzaak vanwege hun ervaring,
• stuurt de mediators de processen verbaal van aangifte en verhoor als het slachtoffer en de verdachte daarmee instemmen, en
• organiseert de gesprekken; deze vinden plaats in de rechtbank of het gerechtshof.
  

De verdachte en het slachtoffer voeren apart van elkaar een voorbereidend intakegesprek van ongeveer een uur met de mediators. Zowel de verdachte als het slachtoffer mag een vertrouwd persoon zoals een partner of vriend(in) meenemen en ook professionele ondersteuning, zoals een advocaat of iemand van slachtofferhulp. Het is wel van belang dat de andere partij (de verdachte of het slachtoffer) hiermee akkoord is. Een minderjarige verdachte of slachtoffer moet een van de ouders of verzorgers meenemen.

Het gesprek begint met het ondertekenen van de mediation-startovereenkomst, waarin vertrouwelijkheid en vrijwilligheid worden afgesproken.

Daarna stellen de mediators vragen over dat wat er is gebeurd, de aanleiding van het strafbare feit, of de verdachte en het slachtoffer of de nabestaande elkaar al kenden, wat de schade is en wat verder nog van belang is om te vertellen.

Aan het eind van zowel het intakegesprek met de verdachte als het intakegesprek met het slachtoffer vragen de mediators of zij nog steeds met de ander willen praten.

Als beiden de startovereenkomst hebben ondertekend, volgt het mediationgesprek tussen de verdachte en het slachtoffer van ongeveer 2 uur. De mediators zijn onafhankelijke gespreksbegeleiders, zij kiezen geen partij. Iedereen die meedoet aan de mediation, verplicht zich tot geheimhouding.

Net als bij het intakegesprek mag zowel de verdachte als het slachtoffer iemand uit de privésfeer of een professional meenemen naar het mediationgesprek. Het is wel van belang dat de andere partij (de verdachte of het slachtoffer) hiermee akkoord is.

Een minderjarige verdachte of slachtoffer moet een van de ouders of verzorgers meenemen.

De mediators leggen de belangrijkste onderwerpen uit het gesprek en de gemaakte afspraken vast in een slotovereenkomst. Het slachtoffer en de verdachte krijgen 5 dagen bedenktijd als ze dat willen. Ook krijgen ze de mogelijkheid om de uitkomst van de mediation te bespreken met de eigen advocaat of adviseur. Als de verdachte en het slachtoffer akkoord zijn met de inhoud, tekenen zij de slotovereenkomst.

Het mediationbureau voegt de ondertekende slotovereenkomst toe aan het strafdossier. De officier van justitie en de rechter houden in hun eindbeslissing rekening met de inhoud van de slotovereenkomst.