Het inloopteam biedt voor civiele zaken en kantonzaken twee soorten ondersteuning aan de rechtbanken. In de eerste plaats is dat ondersteuning in de vorm van het schrijven van vonnissen. In de tweede plaats is dat ondersteuning in de vorm van griffierswerk. De ondersteuning wordt geboden door juridisch medewerkers die via externe werving zijn aangetrokken en in het inloopteam zijn opgeleid en worden begeleid door zeer ervaren rechters en stafjuristen.

De zittingsondersteuning wordt zowel fysiek als op afstand aangeboden. Denk bij dat laatste aan digitale deelname van een secretaris van het inloopteam aan een voor de rest fysieke zitting op locatie (ook wel 'hybride zitting' genoemd). Het met presentie (dus door fysiek aanwezig te zijn) ondersteunen van fysieke zittingen op verder af gelegen locaties impliceert te veel reisbewegingen voor de secretarissen in het inloopteam die op een centrale plek in het land werken. Dat zij zich daar bij elkaar bevinden, is noodzakelijk voor de opleiding en de begeleiding.

Het algemeen uitgangspunt is dat het inloopteam de gerechten met de 'oudste zaken' als eerste ondersteunt. Het gaat dan om zaken met achterstanden in de behandeling. Bij civiel eerste aanleg zijn dat zittingsachterstanden en achterstanden in het schrijven van vonnissen. De Rechtspraak moet die achterstand op landelijk niveau bestrijden en verminderen en kan die hopelijk wegwerken. De achterstand wordt vergeleken tussen de rechtbanken die van het inloopteam civiel gebruik willen maken. De rechtbanken met de grootste zittingsachterstanden worden daarom het eerst ontlast. Dat sommige andere rechtbanken pas later 'aan de beurt' zijn, is het te aanvaarden gevolg van deze focus op de achterstand in heel Nederland.

Voor de duidelijkheid wordt opgemerkt dat het genoemde uitgangspunt er niet toe hoeft te leiden dat steeds de ‘oudste zaken’ naar het inloopteam gaan. Ondersteuning bij het afdoen van deze zaken kan vanzelfsprekend ook indirect worden geboden door jongere (al dan niet geclusterde) zaken door het inloopteam te laten doen, met als doel dat de ‘oudste zaken’ op de locatie zelf afgehandeld kunnen worden.

Het inloopteam richt zich op bodemzaken (vooral dagvaardingszaken) op tegenspraak, in handel en kanton. Het betreffen over het algemeen zaken tot gemiddelde zwaarte. Het inloopteam civiel eerste aanleg houdt zich niet bezig met specialistische zaken. Het gaat juist om de reguliere zaken, zoals die over toerekenbaar tekortschieten of onrechtmatige daad. Zaken uit de hoofdstroom van iedere rechtbank.
Iedere rechtbank heeft die zaken en dus zal het inloopteam civiel iedere rechtbank kunnen bijstaan.

In ongebonden zaken die voor vonnis komen te staan, is bij het gerecht in kwestie een dossier opgebouwd door partijen dat doorgaans loopt tot en met de conclusie van dupliek (al dan niet in reconventie) of een akte uitlating producties. De zaak is nog niet aan een rechter toegedeeld, wat ook niet nodig was, want er is geen zitting gelast/gehouden. Als zo’n zaak naar het inloopteam gaat, wordt deze gewezen door een van de rechters in het inloopteam.  Het heeft de voorkeur dat de zaak nog niet wordt toegedeeld (in de zin van de Code zaakstoedeling), maar dat wordt volstaan met het verzoek aan het inloopteam een concept te schrijven en pas nadat de richting van het concept gereed is, volgt toedeling aan een rechter in het inloopteam of aan een rechter van het gerecht in kwestie.

Dat wordt duidelijk als de volgende varianten in ogenschouw worden genomen.

1. Als het inloopteam tot een eindvonnis komt, kan de zaak formeel worden toegedeeld aan een rechter in het inloopteam. Het vonnis wordt gewezen op naam van die rechter, omdat deze als rechter-plaatsvervanger bij alle rechtbanken bevoegd is. Volgens de Code zaakstoedeling handelt de rechter aan wie de zaak is toegedeeld deze zaak in beginsel zelf af. Aan die regel wordt voldaan.
2. Als het inloopteam tot een tussenvonnis komt, kan daaruit volgen dat de procedure schriftelijk wordt voortgezet (bijvoorbeeld een akte of een nadere conclusie door partijen, of een deskundigenbericht gevolgd door conclusies). Ook dan kan de zaak formeel worden toegedeeld aan een rechter in het inloopteam. Het tussenvonnis kan dan worden gewezen door die rechter, omdat deze als rechter-plaatsvervanger bij alle rechtbanken bevoegd is. Als de volgende schriftelijke fase van de zaak is doorlopen, gaat het dossier terug naar het inloopteam voor een volgend vonnis (meestal zal dat een eindvonnis zijn) op naam van dezelfde rechter in het inloopteam die ook het eerdere vonnis heeft gewezen en aan wie de zaak al was toegedeeld. Ook deze gang van zaken is in overeenstemming met de Code zaakstoedeling.
3. Als het inloopteam tot een tussenvonnis komt, kan daaruit ook volgen dat de procedure mondeling wordt voortgezet (een comparitie, een getuigenverhoor, een descente). In de eerste tijd leiden rechters van het inloopteam zelf geen zittingen, omdat zij te druk zijn met het opleiden en begeleiden van de juridisch medewerkers in het team. De zitting die voortkomt uit dit tussenvonnis moet daarom gedaan worden door een rechter van (de locatie van) het gerecht in kwestie.
   Als de zaak al bij het overbrengen naar het inloopteam zou zijn toegedeeld aan een rechter in het inloopteam, waarna een andere rechter op de locatie de zitting gaat doen, is er sprake van een rechterswisseling. Dat is een uitzondering op het beginsel in de Code zaakstoedeling dat de rechter aan wie de zaak is toegedeeld deze zelf afmaakt. Praktischer is het om de zaak pas toe te delen, als duidelijk wordt dat een zitting nodig is (dus wat de richting is van de uitspraak). Die toedeling kan dan geschieden aan een lokale rechter. De toedeling van dossiers aan een lokale rechter vindt dan natuurlijk plaats binnen/door de rechtbank in kwestie, waarbij de Code zaakstoedeling ook van toepassing is. Met deze rechter kan door de secretaris van het inloopteam overlegd worden over die richting en deze zal het concept (met het dossier, uiteraard) daarna ook ontvangen. Die rechter wijst de uitspraak in de definitieve vorm (die zij/hij zelf bepaalt als eindverantwoordelijke rechter). Deze rechter is zo de eerste rechter aan wie de zaak is toegedeeld. Dezelfde rechter doet de zitting. Er is geen rechterswisseling. Het beginsel van de Code zaakstoedeling wordt optimaal gevolgd. “Optimaal”, omdat de geest van deze code nog beter zou worden gevolgd als de toedeling al plaatsvindt voordat het dossier inhoudelijk is bekeken. Maar de praktische, andere werkwijze die hierboven is beschreven, borgt wél dat de lokale rechter aan wie de zaak is toegedeeld de richting van de uitspraak en daarna het concept voor haar/zijn rekening neemt en materieel ook kan nemen, omdat de richting wordt besproken en daarna het concept (met het dossier) integraal ter beoordeling aan die rechter wordt voorgelegd.

Hier gaat het om zaken die voor het schrijven van een conceptvonnis naar het inloopteam worden gestuurd,

1. nadat op de locatie de zaak al is toegedeeld aan een rechter, hoewel die rechter nog geen materiële bemoeienis had met de zaak;
2. nadat op de locatie al een eerder inhoudelijk vonnis is gewezen en uitgesproken, al dan niet voorafgegaan of gevolgd door een zitting;
3. nadat op de locatie van het gerecht in kwestie een (niet-inhoudelijk op de zaak ingaand) comparitievonnis is uitgesproken, waarna een zitting is gehouden;
4. nadat het inloopteam al een concept schreef van een eerder vonnis in die zaak, welk vonnis is uitgesproken, waarna een zitting op de locatie volgde door een rechter van het gerecht in kwestie.

In de eerste variant is alleen de Code zaakstoedeling van belang. Bij de andere drie varianten is de Code ook van belang samen met de regels van de Hoge Raad over rechterswisselingen na een zitting. De varianten worden hierna uitgewerkt.

Ad 1: Toedeling, maar de rechter op de locatie verrichtte nog geen materiële handelingen

Omdat er in deze variant geen zitting is geweest, zijn de regels van de Hoge Raad over rechterswisselingen na een zitting niet van toepassing. De Code zaakstoedeling is wel van toepassing. Die Code bepaalt namelijk dat de rechter aan wie de zaak is toegedeeld deze in beginsel zelf afmaakt, ook als er (nog) geen zitting is geweest. In de toelichting op deze regel in de Code is te lezen dat het erom gaat onnodige rechterswisselingen te voorkomen. Meteen daarna staat: “Het uitgangspunt dat onnodige rechterswisselingen worden voorkomen mist voldoende betekenis indien een rechter geen materiële (inhoudelijke) bemoeienis met de behandeling van de rechtszaak heeft gehad”.
De conclusie is dat de Code niet in de weg staat aan een rechterswisseling in deze variant. Het vonnis kan dan eventueel worden gewezen door een rechter in het inloopteam in plaats van de oorspronkelijke rechter op de locatie.

Ad 2, ad 3 en ad 4: Toedeling, gevolgd door een vonnis gewezen en/of een zitting gehouden een rechter op de locatie

In al deze gevallen gaat het om een (inmiddels) gebonden zaak, dus een zaak die is toegedeeld aan een rechter op de locatie, waarin een inhoudelijk vonnis is gewezen door die rechter en/of een zitting is gedaan door die rechter. Door de toedeling is de Code zaakstoedeling van belang en door het leiden van de zitting zijn de regels van de Hoge Raad over het afmaken van een zaak door de zittingsrechter van belang.

Uit zowel de Code zaakstoedeling als de jurisprudentie van de Hoge Raad volgt dat de rechter op de locatie de zaak verder behandelt/afrondt. Dat staat er niet aan in de weg dat een conceptvonnis door het inloopteam wordt geschreven, maar het vonnis moet worden gewezen door de rechter op de locatie aan wie de zaak al is gebonden. Het gaat erom dat deze rechter het concept voor haar/zijn rekening neemt en materieel ook kan nemen, omdat het concept (met het dossier) integraal ter beoordeling aan die rechter wordt voorgelegd. Voor de duidelijkheid wordt opgemerkt dat de regel in de Code zaakstoedeling dat de rechter aan wie de zaak is toegedeeld deze zelf afmaakt, er niet toe leidt dat deze rechter zelf al het werk in de zaak moet doen. De Code heeft zeker niet de strekking dat het vonnis in aan een rechter toegedeelde zaken alleen maar door de rechter mag worden geschreven in concept. De Code bedoelt niet het werk van het schrijven van concepten door secretarissen in heel Nederland te verbieden. Daaruit volgt dat ook het inloopteam zo’n concept mag schrijven voor een rechter op de locatie aan wie de zaak wordt toegedeeld.

Mocht het zo lopen dat de (zittings)rechter aan wie de zaak is gebonden, deze niet kan afmaken nadat het inloopteam een concept maakte (pensioen, roulatie e.d.) dan worden de regels over rechterswisseling gevolgd zoals die volgen uit de Code zaakstoedeling en de jurisprudentie van de Hoge Raad. Er moet dan in de meeste gevallen een bericht naar partijen uit. Dit wordt gedaan door het gerecht in kwestie. Dat gerecht zorgt ook voor de verdere voortgang bij de rechterswisseling.

Op de variant dat de zitting (via digitale weg) is ondersteund door een secretaris uit het inloopteam dan wel door een lokale secretaris, wordt hierna ingegaan. Voor de regels van de Code zaakstoedeling en van de Hoge Raad over wisseling van rechter na een zitting maakt dit geen verschil.

Zaken kunnen in verschillende stadia overgedragen worden aan het inloopteam. Als dat na een zitting is, kan die zitting ondersteund zijn geweest op de volgende manieren:

1. De aan een lokale rechter toegedeelde zaak wordt op een (hybride) zitting gepland en het inloopteam biedt secretariële ondersteuning. Als de zaak na deze zitting voor vonnis komt te staan, schrijft de secretaris uit het inloopteam het concept, na een raadkamer met de lokale zittingsrechter.
2. De aan een lokale rechter toegedeelde zaak gaat na een fysieke zitting met ondersteuning door een lokale juridische medewerker naar het inloopteam voor het schrijven van een conceptvonnis.
3. De aan een lokale rechter toegedeelde zaak gaat na een fysieke zitting met ondersteuning op locatie door een ander dan een juridisch medewerker naar het inloopteam voor het schrijven van een conceptvonnis.

De variant onder b heeft hier aandacht nodig in verband met regel 1.4 uit de professionele standaard civiel (verder: PS). Daarin staat dat de rechter in beginsel steeds bij de voorbereiding van de zitting en op de zitting wordt bijgestaan door een juridisch medewerker. Met deze regel is niet onverzoenbaar dat de zaak na de zitting, waarbij de rechter van een lokale juridisch medewerker ondersteuning kreeg, wordt overgedragen aan het inloopteam. Maar de overheveling naar het inloopteam verhoudt in zulke gevallen zich minder goed met de achter de regel liggende gedachte dat tijdens de hele procedure twee paar juridisch geschoolde ogen naar de zaak kijken en het proces met elkaar doorlopen. Het aanbieden van dergelijke zaken aan het inloopteam zal waarschijnlijk meestal ingegeven zijn doordat de voorgang op locatie na de zitting in de knel komt. Wat moet in zo’n geval zwaarder wegen: de gedachte achter de regel uit de professionele standaard of de tijdigheid waarmee uitspraken gedaan worden? Dat is aan ieder gerecht om zelf te bepalen. Het gerecht bepaalt namelijk welke zaken zij aanbiedt aan het inloopteam (zie hierna). Het inloopteam ziet geen bezwaar harerzijds om een conceptvonnis te maken in zaken van variant b, als ze worden aangeboden. De kwaliteit wordt geborgd door het contact tussen inloopteam en zaaksrechter, dat dan zal volgen.

Bij variant c is voor de ondersteuning op de zitting de hoofdregel van de professionele standaard niet gevolgd door het gerecht in kwestie. Dat komt in de praktijk voor, bijvoorbeeld door onderbezetting, roosterproblemen, plotselinge uitval, of omdat de lokale rechter liet weten dat een juridisch medewerker niet nodig was. Na zo’n zitting kan de zaak ook worden aangeboden aan het inloopteam. Het inloopteam ziet geen bezwaar harerzijds om een conceptvonnis te maken in zaken van variant c, als ze worden aangeboden. De kwaliteit wordt geborgd door het contact tussen inloopteam en zaaksrechter, dat dan zal volgen.

Het contact over het uitzoeken van zaken voor het schrijven van een vonnis of het digitaal ondersteunen van een zitting tussen de leiding van het inloopteam en de gerechten, loopt via de teamvoorzitters (leidinggevenden) of een van hen van het gerecht in kwestie. Het is aan de teamvoorzitter daarover overleg te voeren met de zaaksrechter op locatie, als dat overleg nodig is.

Het overnemen door het inloopteam van door de teamvoorzitter aangeboden zaken, vindt niet zonder meer plaats. Veel zal afhangen van de omvang van het werk dat op dat moment al bij het inloopteam ligt en van de aard en complexiteit van de zaak. Er zullen mogelijk zaken zijn die het inloopteam niet kan afdoen. Dat kan alleen door het inloopteam worden beoordeeld. Het aanbieden van zaken is dus aan de teamvoorzitters, maar het aanvaarden daarvan is aan het inloopteam. In de praktijk zal dit steeds in overleg gaan.

De verantwoordelijkheid voor tijdige afdoening ligt formeel bij de zaaksrechter. Als een gebonden zaak bij het inloopteam is voor het schrijven van een concept, draagt de lokale zaaksrechter dus formeel de verantwoordelijkheid voor een voldoende vlotte voortgang. Dit is dezelfde verantwoordelijkheid die een zaakrechter draagt voor de voortgang van de zaak als een juridisch medewerker op de locatie zelf het concept van het vonnis schrijft.

Bij de overheveling van dossiers geeft het inloopteam desgewenst een indicatie over de termijn waarop een conceptuitspraak is te verwachten. Als de overheveling (voor het maken van een vonnis) gebeurt na een zitting waarbij een secretaris uit het inloopteam griffier was, is vooraf al afgesproken op welke termijn een vonnis is te verwachten en kan die termijn op de zitting worden meegedeeld. Het streven is dat het inloopteam niet méér dossiers tot zich neemt (ongebonden of gebonden, met of zonder voorafgaande digitale zittingsondersteuning door een secretaris van het inloopteam) dan zij kan afmaken binnen de landelijk geldende vonnistermijnen.

Het inloopteam let op de eigen voortgang bij het afronden van concepten. Het inloopteam meldt zich als er onverhoopt vertraging optreedt ten opzichte van de indicatieve termijn. Ook de zaaksrechter kan en zal zich bij het inloopteam melden met zorg over de voortgang, al dan niet via de teamvoorzitter.

Samenwerking in en over gebonden zaken gaat met de zaaksrechters of anderen die op de locatie bij het dossier inhoudelijk betrokken zijn.

De samenwerking met de zaaksrechters op locatie heeft in de kern de volgende vormen:

1. Ongebonden zaken die leiden tot een eindvonnis of een tussenvonnis met schriftelijke voortzetting van de procedure worden door het inloopteam afgedaan, zonder dat daarbij nog een lokale rechter hoeft te worden ingeschakeld.
2. Zodra duidelijk wordt dat in een ongebonden zaak (die aan het inloopteam is gegeven) een zitting nodig is, wordt contact gezocht door het inloopteam met de teamvoorzitter om de zaak aan een lokale rechter toe te delen. De secretaris van het inloopteam die het concept in deze zaak schrijft, zoekt daarna contact met de lokale rechter om de richting van de uitkomst door te nemen. Het concept wordt geschreven met inachtneming van wat er in dat contact is besproken. Het gaat er natuurlijk om dat de rechter met de richting van de uitspraak instemt. De uitspraak komt voor de verantwoordelijkheid van de beoogde zittingsrechter, van wie de naam onder het vonnis komt. Daarom ontvangt deze het concept met het dossier. Daarin kan hij/zij alle gewenste aanpassingen doen alvorens het vonnis in de definitieve vorm te tekenen.
3. Bij gebonden zaken waarin de zitting is ondersteund door een secretaris uit het inloopteam zal die secretaris het vonnis schrijven na een raadkamer met de lokale rechter.
4. Bij gebonden zaken waarin het inloopteam nog geen rol speelde (bijvoorbeeld na een eerder inhoudelijk tussenvonnis dat is geschreven zonder inschakeling van het inloopteam of bijvoorbeeld na een zitting met een lokale medewerker als griffier) ligt de volgende werkwijze voor de hand.
   De lokale collega die met de zaak bezig is geweest (rechter en/of secretaris) zal een visie hebben hoe het verder moet in die zaak, dus wat de strekking van een vonnis zal moeten zijn. Het dossier wordt naar het inloopteam gestuurd met daarbij een instructie van de collega in kwestie. In het inloopteam wordt eerst het dossier gelezen. Is de instructie bij het dossier duidelijk, dan wordt dienovereenkomstig een concept geschreven. Zijn er onduidelijkheden, dan wordt contact gezocht met de lokale collega. In de praktijk ontstaat dan een raadkamer per telefoon of Teams, waarna het haast altijd mogelijk is vlot het concept te schrijven, zo heeft de ervaring geleerd. De inhoud van dat concept zal geen verrassing zijn voor de rechter op de locatie, want het concept zal liggen in het verlengde van óf een duidelijke instructie óf een nader raadkameroverleg.

De rode draad bij de varianten is, dat als de zaaksrechter op locatie de eindverantwoordelijkheid draagt er contact is met de concipiënt in het inloopteam opdat die eindverantwoordelijkheid optimaal genomen kan worden.

Het inloopteam bestaat uit een kern van zeer ervaren rechters en stafjuristen, die allemaal ook opleidings- en begeleidingservaring hebben. Zij worden gedetacheerd uit de gerechten. De rest van het inloopteam is gevormd door nieuw geworven secretarissen van buiten de Rechtspraak. De verwachting is dat nieuw te werven mensen na een aantal jaren interessant zijn voor de gerechten (als secretaris) en voor de advocatuur (als advocaat-stagiaire).

De nieuw geworven mensen worden door de ervaren kern in het inloopteam opgeleid en begeleid. Dit gaat op basis van een opleidingstraject, waar nodig specifiek toegesneden op de medewerker in kwestie.

De bezetting van het inloopteam moet de waarborg zijn voor een voldoende kwaliteit. Het inloopteam werkt met het vier-ogen-principe. De concipiënt wordt in een bij opleiding gebruikelijke 1-op-1 verhouding begeleid bij het analyseren van de zaak en het schrijven van het concept. Een concept gaat pas daarna de deur uit. Het is dus tot stand gekomen door deze samenwerking tussen twee mensen, van wie er een tot de ervaren kern behoort. Dat geldt ook bij gebonden zaken.

Er zijn bij gebonden zaken ten minste drie mensen bij een dossier betrokken: de rechter op de locatie, de concipiënt in het inloopteam en de begeleider in het inloopteam van die concipiënt. Als het dossier volledig op de locatie zou worden afgehandeld, zou het om niet meer dan twee mensen gaan. Toch is dat effectief. Het civiele inloopteam is een tijdelijke oplossing om ervoor te zorgen dat de doorlooptijden de komende jaren substantieel verkort worden. Dát is de focus. Zaken worden aan het inloopteam aangeboden als op de locatie een vlotte afwerking niet mogelijk is en het inloopteam die vlotte afwerking wel kan bewerkstelligen. In die zaken wordt het vonnis dus eerder uitgesproken.