De werkgever moet gegronde redenen hebben om een werknemer te schorsen of op non-actief te stellen. Er moet sprake zijn van ‘goed werkgeverschap’: de werkgever moet zich gedragen zoals een goed werkgever dat hoort te doen. Alle relevante omstandigheden van het geval wegen mee in de beoordeling of een op non-actiefstelling of schorsing is toegestaan. 

Sommige cao’s, rechtspositieregelingen of arbeidsovereenkomsten maken onderscheid tussen schorsing en op non-actiefstelling. Verder zijn er bepalingen in opgenomen, die beschrijven op welke gronden, voor welke duur en op welke manier schorsing als disciplinaire maatregel kan plaatsvinden.

Bij een op non-actiefstelling of schorsing is de werknemer (nog) niet ontslagen, dus de arbeidsovereenkomst blijft van kracht. 

De werknemer houdt dan ook recht op loon, ook al werkt hij niet. Non-actiefstelling of schorsing ligt in de risicosfeer van de werkgever, ook als de werkgever gegronde redenen had om de werknemer te schorsen of op non-actief te stellen en als de schorsing of op non-actiefstelling aan de werknemer zelf is te wijten.

Er is juridisch geen termijn bepaald hoe lang een op non-actiefstelling of schorsing mag duren. Soms staat in de van toepassing zijnde cao hoe lang een non-actiefstelling of schorsing maximaal mag duren. 

Meestal duurt de schorsing niet langer dan 2 of 3 weken voordat één van de partijen, de werkgever of de werknemer, verdere actie onderneemt. Dat kan bijvoorbeeld zijn een ontslag door de werkgever. Of de werknemer start een kort geding om de op non-actiefstelling of schorsing op te heffen en weer aan het werk te gaan.