U kunt de collega die uw zaken gaat waarnemen machtigen via de site van de Nederlandse Orde van Advocaten. Dit kan zowel een collega van uw eigen kantoor zijn als een advocaat van een andere vestiging of van een ander kantoor. De machtiging kent u toe onder 'Pasbeheer' op de site van de advocatenpas. Hiervoor logt u in en selecteert 'Digitale diensten Rechtspraak'. De gemachtigde heeft dan toegang tot al uw zaken in Mijn Rechtspraak.
Om de waarnemende collega de notificaties van uw zaken te laten ontvangen, kunt u in het digitale dossier het e-mailadres voor notificaties tijdelijk aanpassen via 'Contactgegevens wijzigen'. Wanneer de vakantieperiode voorbij is, kunt u uw eigen e-mailadres weer invoeren. Als u het e-mailadres in Mijn Rechtspraak niet wilt aanpassen, kunt u ook de notificaties vanuit uw eigen mailbox door laten sturen naar uw vervanger. Dat doet u door in Outlook een regel in te stellen.
Een waarneming geldt dus voor ál uw zaken in Mijn Rechtspraak. U kunt een collega niet machtigen voor slechts 1 zaak. Wel kunt u er voor kiezen om in Mijn Rechtspraak een zaak over te dragen aan een collega. Als u de zaak overdraagt, heeft u zelf geen toegang meer tot deze zaak. Meer informatie daarover leest u bij 'Hoe kan ik een zaak overdragen aan een andere advocaat?'.